Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación (6) – Texto completo e interconexión de sistemas (1993- 1998) y Bibliografía

La aparición de la web y del primer navegador con interfaz gráfico para acceder a la información supuso no sólo el comienzo del éxito comercial de Internet, sino que también el de parte de la filosofía que acompaña la Red: La arquitectura y los sistemas abiertos. A mitad de los años 90, convergen una serie de factores que serán claves para el desarrollo de la llamada Sociedad de la Información: 

• El ordenador personal se consolida, gracias a la bajada de los precios y la mejora de las interfaces, como herramienta de trabajo en la práctica totalidad de las organizaciones, salas de redacción y centros de documentación.
• La producción de la información se realiza digitalmente con las ventajas que esto con lleva con su almacenamiento, manipulación y recuperación. 
• Las redes locales y la interconexión de sistemas permiten el acceso a la producción de toda la información que se genera de forma digital.

Durante esta etapa las redacciones y los centros de documentación quedan unidos de una forma tecnológica y técnica. El centro puede capturar y almacenar directamente toda la producción del periódico puesto que ésta se ha vuelto digital. Durante los primeros años, el acceso a Internet todavía es escaso y los periodistas deben acudir al centro de documentación para realizar búsquedas de información en la Red. Sin embargo, esta situación pronto cambia.

Mientras, y a pesar del acceso a las nuevas tecnologías, los servicios de documentación siguen manteniendo diversos sistemas de almacenamiento y recuperación de la información: 

• Se mantiene el sistema de carpetas.
• Todavía se continúan desarrollando las bases de datos referenciales que controlan el acceso a la copia del documento a texto completo, en papel o en formato electrónico.
• Se sigue accediendo a bases de datos externas, a partir de ahora fundamentalmente a través de Internet.
• Se siguen utilizando los CD-ROM para acceder a bases de datos y textos electrónicos.

A pesar de ello, es en este momento cuando se acomete el desarrollo de las bases de datos a texto completo puesto que era relativamente sencillo y barato capturar en forma digital el producto de los periódicos. El nuevo y principal reto consistía en que los redactores pudiesen consultar directamente desde sus propios ordenadores las bases de datos desarrolladas y mantenidas por el centro de documentación.

Una gran parte de estos proyectos de captura de la producción también incluyeron la digitalización de los originales en imágenes. La solución mayoritariamente adoptada fue la de mantener una base de datos referencial para posteriormente recuperar la imagen que contuviese esa información. Estos proyectos perseguían dos objetivos: que se sustituyese el sistema de almacenamiento de los originales en formato papel en carpetas y que los redactores comenzasen a acceder a las bases de datos.

Finalmente, a principios de 1998, la popularización de Internet ya es un hecho y la mayoría de los diarios españoles disponen de una presencia en la Red, aunque tan sólo fuese una cuestión de marketing. Esta implantación en Internet es decisiva para que los documentalistas adopten un nuevo rol dentro de la estructura del periódico y participen en los procesos de creación y organización de las Intranets de los medios de comunicación.

Delgado Soler (1999)  y Gómez Vázquez  nos ofrecen el caso del periódico El Mundo del Siglo XXI que ejemplifica perfectamente del desarrollo de esta fase que se ha hecho en España. En ambos artículos se plantea el hecho de que este diario se plantea conseguir tres objetivos con la informatización documental: 

• Conseguir una solución integrada con el sistema informático, en consonancia con la insistencia en la participación plena del documentalista de información electrónica en los contenidos.
• Posibilitar el acceso a la base de datos a cualquier periodista, desde su puesto de trabajo y por medio de un interfaz gráfico atractivo y sencillo.
• Abarcar los elementos básicos de un periódico: textos, imágenes, páginas. Aunque se mantienen tablas distintas para cada uno de estos, se relacionan de tal forma que se puede acceder por separado a cada uno de ellos y, al mismo tiempo, desde uno de ellos, se puede pasar al otro, consiguiéndose de este modo una visión documental completa.

El proceso documental en este diario está tan automatizado que desde la redacción se puede enviar a documentación una página o un conjunto de páginas. Automáticamente se diferencian los distintos elementos contenidos en una página: se diseccionan los textos pertenecientes a cada artículo y se vuelca cada área en cada uno de los campos creados en la base de datos (título, texto, fecha, sección, página, etc.); y se aplican a las imágenes dos tratamientos diferenciados de tal forma que se puedan almacenar con altos niveles de calidad y se puedan recuperar de forma ágil.