في مقال نشر مؤخرا ان الاستنتاجات التي تم التوصل إليها في "وثائقي في ميسا على استراتيجية الأعمال" ، التي نظمت في برشلونة من قبل الرابطة الاسبانية للمدراء (ادي) ، وكان ينظر إليها على أنها الخيار الأفضل للمؤسسات بجميع أنواعها ، والاستعانة بمصادر خارجية لاستخدام التكنولوجيا الرقمية ومعالجة الوثائق التجارية.

الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المسح الضوئي وثيقة تتيح للشركات أن تكرس مواردها الاقتصادية والبشرية لتلك المهام التي تركز على الأعمال الأساسية ، وكذلك تخفيض تكاليف العمليات وثيقة عن طريق تجنب الحاجة إلى الاستثمار في التكنولوجيا والمعرفة كيفية تطويرها.
الاستعانة بمصادر خارجية هذه العمليات أيضا إلى إزالة الملف التكاليف الثابتة ، مما جعل كافة التكاليف المترتبة على الوثائق التجارية والتكاليف يمكن التنبؤ بها في الوقت نفسه ضمان قابلية والتطورات التكنولوجية دون مواصلة الاستثمار.

ولكن هذه العملية من الخدمات من مصادر خارجية وثيقة ، وليس فقط يحدث في منظمات الأعمال ، وليس فقط في عملية الرقمنة.

الأنشطة المتصلة مجالات المعلومات وتغيرات عميقة ، والتي تؤثر على : إنتاج الوثائق في نشرها ، والعلاج والإدارة. يؤثر هذا التغيير على كل من الشركات ، حيث أن معظم المؤسسات التقليدية مثل المكتبات والمحفوظات. وقد أدى هذا إلى انتشار الشركات العاملة في مجال إدارة ومعالجة المعلومات.

هذه "الشركات الوثائقية" التي ظهرت في السنوات العشرين الماضية تطورت من خلال التكنولوجيا الجديدة وظهور وسائل الإعلام الجديدة ، والتي تغيرت احتياجات السوق ، الأمر الذي أدى بهم إلى التخصص وتنويع العرض الخدمات.

القوائم التالية وصفا موجزا لأهم الخدمات التي تقدمها الشركات المشتركة وثائقية ، نظرا لأنها تميل إلى التخصص في بعض هذه الخدمات ، ولا تقدم لهم.

• الرقمنة.
• الآلي لإدارة جميع الأنشطة التقليدية لمعالجة الوثائق ، ولكن عمله بطريقة مؤتمتة ، أي ، والتصنيف والوصف ، وإدارة عمليات النقل ، وإيداع السيطرة ، وما إلى ذلك.
• التشاور والمراجعة : المشورة الاستراتيجية ، وتقييم التكنولوجيا ، والتدقيق في المعلومات.
• المعدات : توفير المواد اللازمة لإدارة الملفات (مربعات والملصقات ، إلخ.) ، والمعدات اللازمة لأتمتة الأنشطة (الماسحات الضوئية والكاميرات الرقمية ، الخ)..
• التنظيم الإداري : أنظمة الكمبيوتر لإدارة وتوزيع الوثائق داخل المنظمة ، من خلال قواعد البيانات النصية والصور. متكامل لإدارة الوثائق في إطار أنشطة المؤسسات.
• نقل المعلومات عبر شبكة الإنترنت.
• بيانات الهجرة : نقل المعلومات الرقمية من تكوين الأجهزة والبرامج لآخر.
• الخدمات الفنية : تقديم منتجات الكمبيوتر ، بما في ذلك المزيد من المساعدة التقنية.
• التدريب : وعادة هذه الشركات على منتجاتها ، ولكن هناك ايضا الشركات التي تتخصص في مجال التدريب على إدارة المعرفة.
• تصميم وبناء المواقع.
• خدمات الحجز وحفظ السجلات.
• سير عمل إدارة سير العمل التي تحدث في مجال الأعمال التجارية من خلال التحكم في وثائق السفر.

الخدمات الأخرى التي تقدمها الشركات وثائقية ، في الوقت الحاضر ، على الرغم من وإلى حد أقل ، ميكروفيلم وثائق ؛ العلاج المستندية التقليدية ، والتي قدمها من جهة ؛ التصديق على وثائق والتوقيعات الالكترونية ، واستضافة المواقع ، أو استضافة صفحات ، كنوع تخزين الملفات الإلكترونية.