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Categoría: Biblioteconomía

Elementos de una auditoría de información

Como ya indicábamos en el envío anterior, a la hora de realizar una auditoría de información, debemos identificar el uso de la información que se hace en una organización y el flujo que sigue. Para ello, deberemos identificar los recursos de los que la organización a estudiar dispone, qué uso efectivo se hace de ellos y los resultados que se obtienen. También debemos detenernos en el equipamiento disponible, quién hace uso de él, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de profesional desempeña estas funciones.

La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.

Los elementos que deben constituir una auditoría de información son:

  • Identificación de los recursos y los flujos de información.
  • Valoración del uso efectivo que se hace de las tecnologías de la información disponibles.
  • Control y racionalización de costes.
  • Marketing de la unidad y de sus productos informativos.
  • Diseño de las tareas de las personas que trabajan con información dentro de la unidad.
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El porqué de las auditorías de información en las organizaciones

Mucho se ha hablado, y se continuará hablando, de las auditorías informativas como herramientas para la evaluación de la gestión de la información, de las necesidades informativas y de uno de los pasos previos para la instauración de un sistema de gestión informativa dentro de las organizaciones.

Este concepto surge ante la definición de una nueva forma de trabajo basada en la difusión y el compartimiento de la información dentro de las organizaciones, así como la implantación de una serie de elementos y de herramientas informáticas adecuadas para ello. Sin embargo, las grandes inversiones en equipos informáticos, en el establecimiento de redes internas y externas, además de sistemas web de Intranet para el Workflow, no son óbice suficiente para que la información comience a fluir por sí misma, a ser compartida por los miembros de la organización y que posea la calidad esperada.

Que las diferencias entre la información existente y la que debería existir dentro de los sistemas de información no cumple con las expectativas esperadas es uno de los principales problemas con los que se encuentran los diseñadores y administradores de este tipo de redes. La información disponible tanto en el interior como el entorno de la empresa no se corresponde con la información total que posee la organización y ésta tan sólo cubre una parte de las necesidades de los departamentos de la misma.

La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.

El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección de la organización. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.

El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.

La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

Más Info:

De la Auditoría de Información a Intranet: Claves para la implantación de sistemas de gestión de información en las empresas

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Software para la gestión de Archivos Multimedia

Aunque más adelante ya trataremos con mayor profundidad los Archivos Multimedia, creo de cierto interés hacer un compendio de las soluciones profesionales disponibles en el mercado para el tratamiento de éstos. La oportunidad de este Post, viene a coalición de que ya me he enfrentado a algunas consultas profesionales que me inquieren sobre softwares para la gestión de archivos multimedia.

A pesar de que finalmente, y desgraciadamente, el problema se tiende a resolver, o mejor aparcar, recurriendo al dichoso MS Access, que es barato, muy difundido y la mayoría conoce su funcionamiento; cuando se consulta el precio de alguna solución profesional que he propuesto. Después de todo lo dicho, considero de cierto interés realizar un pequeño listado no exhaustivo de los programas más interesantes.

  • Alfa Media Partner. Su solución se denomina alfa Mediastore basada en una base de datos Oracle, permite la gestión y archivo tanto de imágenes, texto, sonido y vídeos.
  • Artesia Technologies. TEAMS es el nombre de su aplicación para la gestión de archivos multimedia.
  • Canto. Su producto se denomina Cumulus y es utilizado por diversos grupos periodísticos en todo el mundo.
  • Convera. Esta es la empresa más conocida, resultado de la fusión de Excalibur Technologies y Interactive Media Services. La serie de productos de Convera incluyen tecnologías del procesamiento del lenguaje y redes semánticas. El sistema puede procesar textos estructurados y sin estructurar fotografías, gráficos, películas y sonidos.
  • Digital Collections. DC4 es el sistema desarrollado por esta empresa alemana. Esta solución abarca todos los componentes de la organización, búsqueda y procesamiento de información digital en forma de archivos de texto, imagen, gráfico, sonido y vídeo.
  • FotoWare. Su producto es una solución para la administración, procesado y distribución de imágenes electrónicas que explota las posibilidades de la integración del IPTC como metadatos.
  • Phrasea Software. La empresa francesa ofrece un conjunto de programas para la creación, enriquecimiento, gestión y búsquedas en bases de datos con total seguridad tanto a través de navegadores como softwares desarrollados para la consulta.
  • Pidcar. La empresa inglesa ofrece su gestor Media Mogul del que afirma que soporta y alimenta diversos flujos de trabajo.
  • Pine Tree Systems ofrece los productos Mosaic y MediaStore.
  • Protec. Su producto Arcano es uno de los más populares en España. Arcano permite almacenar todo tipo de archivos: textos, imágenes, gráficos, PDF, páginas en HTML…
  • Televisual. Su gama de soluciones se denomina Asset centrada en la gestión, distribución y publicación electrónica de contenidos.
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Colegios Oficiales de Bibliotecarios

En España, el debate sobre la conveniencia de la creación de Colegios de Profesionales, tras la implementación de las carreras de Biblioteconomía y Documentación a partir de los años 90 en las universidades españolas, está abierto. Es cierto que se han creado colegios en las comunidades autónomas con una mayor tradición en la enseñanza de este perfil profesional como en Cataluña, pero en el resto de comunidades autónomas o no hay iniciativas para la creación de estas instituciones o las iniciativas se encuentran congeladas.

La cuestión de la conveniencia del desarrollo de estas instituciones dentro del ámbito autonómico o nacional en España debería quedar fuera de todo lugar si nos atenemos al desarrollo que se ha producido en los países latinoamericanos a nivel nacional. México, Perú, Chile, Costa Rica y Argentina , por citar algunos, disponen de su propio Colegio de Bibliotecarios. En España, las comunidades autónomas de Galicia y de Valencia han desarrollado propuestas para la creación de estos entes, aunque el proceso de creación se encuentra detenido por cuestiones políticas y/o de agenda.

En el caso valenciano, para la creación del Colegio tan sólo restaba el trámite parlamentario para su aprobación en las Cortes Valencianas. Desafortunadamente, la sesión plenaria que debía aprobar su creación antes de las elecciones autonómicas de 2003 nunca se produjo. La consecuencia inmediata de esto es que el proceso de tramitación debe de reiniciarse.

La Associació de Bibliotecaris Valencians, impulsora del proyecto de creación a la que después se sumó el AVEI, dispone en su página web de documentación sobre el proceso de creación. Desgraciadamente para los que no entedáis el catalán, parece que esta Associació nunca se decide a traducir su web al castellano o bien se trata de un enlace roto. Así pues os advierto que algunos de los textos del proceso de creación están en valenciano.

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Hipertext.net

Gran trabajo están realizando los estudiantes del Master On-line de Documentación Digital que, como no podía ser de otra manera, editan la publicación web Hipertext.net.

De acceso gratuito y libre, esta publicación que ya se encuentra en el número 2, trata temas recoge artículos de temática muy variada pero siempre referida al ámbito de la información y la documentación digital.

Yo, de momento,me dedicaré a echarles un vistazo a tres de ellos, mientras apunto algunos más en la agenda.

Pero pongamos un contrapunto: La velocidad de carga de las páginas, bastante lenta. Sin embargo, creo que el contenido merece la espera.

[Escuchando: Spies de Coldplay]

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Michael Moore y los bibliotecarios

Ahora que a Michael Moore le han dado un premio en Cannes, creo que debería volver a recuperar este texto. Es curioso, pero con ésta es la tercera vez que lo recupero, pero considero que no hay nada como dejarlo accesible para aquel que quiera leerlo. Perdón por si el texto parece un poco desencajado, pero es como la segunda vez que lo copio y pego tras haberlo transcrito directamente del libro.

No tiene pérdida.


Es curioso lo que puede hacer una sola persona junto con un grupo de amigos unidos por una causa justa. Compré el libro de Michael Moore tras haberme leído el adelanto que habí­a hecho el Diario El Mundo y habérselo enviado a unos colegas, y mientras me leí­a el prefacio en espera de acabar otro libro que tení­a pendiente, no pude salir de mi asombro, era increí­ble.

El libro de Michael Moore, Estúpidos hombres blancos, director del documental Bowling for Columbine; salió de imprenta el 10 de septiembre de 2001 y esperaba ser distribuido el día siguiente. No es un libro que trate con diligencia a George W. Bush, el actual presidente de los Estados Unidos, ni siquiera a los propios estadounidenses; por lo que su distribución fue retrasada desde el 11 de septiembre hasta una fecha indefinida que se fue retrasando mientras se desarrollaban los acontecimientos que todos conocemos. La desesperación de su autor ante la censura que estaba realizando la editorial al negarse a distribuir los 50.000 ejemplares impresos por diversas razones que adujeron y que todos podemos imaginar le lleva a leer dos capítulos de su libro en una reunión de un consejo de acción ciudadana en Nueva Jersey.

“[…] Entonces sucedió algo milagroso. Sin saberlo yo, entre el público al que me había dirigido el 1 de diciembre en Jersey se hallaba una mujer que después de escuchar mis penas, decidió hacer algo al respecto. Era una bibliotecaria de Englewood, Nueva Jersey, llamada Ann Sparanese. Aquella noche, se fue a casa y se conectó a Internet para escribir una carta a sus amigos bibliotecarios, que colgó en un par de páginas dedicadas a temas literarios progresistas, en las que les contaba lo que HarperCollins planeaba hacer. Me riñó (al más puro estilo de las bibliotecarias) por no hacer público mi caso, pues no tení­a derecho a callar en el creciente clima de censura que empezaba a respirarse en el país y que afectaba a todo el mundo.

Cabe recordar que la nueva ley antiterrorista USA Patriot Act prohibía a los bibliotecarios denegar a la policí­a información sobre quién está leyendo qué. ¡Incluso podí­an acabar en la cárcel si contactaban con un abogado! Pese a esta atmósfera opresiva, Ann Sparanese pidió a todo el mundo que escribiera a HarperCollins y exigiera que pusiera a la venta el libro de Michael Moore. Y eso es lo que cientos y luego miles de ciudadanos hicieron. Yo no tenía la menor idea de que esto se estaba cociendo hasta que recibí una llamada de HarperCollins.

– ¿QUÉ LES DIJISTE A LOS BIBLIOTECARIOS? – inquirió la voz al otro extremo de la lí­nea.

– ¿De qué hablas? – le pregunté, desconcertado.

– Estuviste en Nueva Jersey y contaste todo a los bibliotecarios.

– No habí­a bibliotecarios en Nueva Jersey y… ¿Cómo sabes lo que dije?

– Esá¡ en Internet. Algún bibliotecario se ha empeñado en difundir la historia, ¡y ahora estamos recibiendo un montón de correo hostil por parte de los bibliotecarios!

Vaya, me dije. Los bibliotecarios son, sin duda, un grupo terrorista con el que uno no querrí­a enzarzarse.

– Lo siento –dije, apocado-. Pero te juro que comprobé que no hubiera prensa en la sala.

– Pues ahora ha salido a la luz, y no hago más que recibir llamadas del Publisher’s Weekly.

Pocos días después, PW citó una supuesta declaración de mi editor en la que afirmaba que yo rescribirí­a el libro (más tarde, éste lo desmintió rotundamente). Después de guardar silencio ante la prensa durante meses, esperando poder arreglar las cosas pací­ficamente, le conté a PW todo el viacrucis por el que habí­a pasado, así­ como que habí­a 50.000 copias de mi libro retenidas como rehenes en Scranton. Entonces, el periodista me habló de la bibliotecaria de Nueva Jersey que habí­a alborotado el avispero.

– No conozco a esa mujer –dije-, pero sea quien sea me gustarí­a agradecérselo.

La semana siguiente, después de que me convocaran a un encuentro con el alto mando en HarperCollins –en el que se me amenazó nuevamente con que mi libro «simplemente no puede salir al mercado con esa portada y ese tí­tulo»-, recibí­ una llamada de mi agente para comunicarme que el libro se pondría a la venta tal como estaba, sin un solo retoque. La editorial estaba mosqueada porque todo habí­a salido a la luz pública y ellos quedaban como censores (que es lo que eran). «¡Malditos bibliotecarios!» Dios los bendiga. No debería sorprender a nadie que los bibliotecarios fueran la vanguardia de la ofensiva. Mucha gente los ve como ratoncitos maniáticos obsesionados con imponer silencio a todo el mundo, pero en realidad lo hacen porque están concentrados tramando la revolución a la chita callando. Se les paga una mierda, se les recorta la jornada y sus subsidios y se pasan el día recomponiendo los viejos libros maltrechos que rellenan sus estantes. ¡Claro que fue una bibliotecaria la que acudió a mi ayuda! Fue una prueba más del revuelo que puede provocar una persona. […]”

MOORE, Michael. Estúpidos hombres blancos.Barcelona: Ediciones B, 2003. Pág. 16-17.

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