Em um artigo recente, disse que as conclusões do "Documentário em Mesa na estratégia de negócios", em Barcelona, organizada pela Associação Espanhola de Gestores (ADE), foi visto como a melhor opção para organizações todos os tipos, a terceirização da digitalização e tratamento de documentação empresarial.

Terceirização de serviços de digitalização de documentos permite que as empresas a dedicar os seus recursos económicos e humanos para as tarefas que o foco no core business, reduzindo ainda mais os custos dos processos de documentos, evitando a necessidade de investimento em tecnologia e know -how.
Outsourcing esses processos também elimina os custos fixos do arquivo, fazendo com que todas as despesas de documentação comercial e de custos previsíveis, garantindo simultaneamente a escalabilidade ea evolução tecnológica continuar sem investimento.

Mas este processo de terceirização de serviços de documentos, não só ocorre em organizações empresariais, não apenas no processo de digitalização.

Atividades relacionadas às áreas de informação estão a sofrer alterações profundas, que afetam: a produção de documentos em sua divulgação, tratamento e gestão. Esta alteração afecta ambas as empresas, como a maioria das instituições tradicionais, como bibliotecas e arquivos. Isto levou a uma proliferação de empresas envolvidas na gestão e processamento de informações.

Estes documentários "empresas" que surgiram nos últimos vinte anos tem evoluído através de novas tecnologias eo surgimento de novos meios de informação, que mudaram as necessidades do mercado, o que os levou a especializar-se e diversificar a sua oferta serviços.

As listas a seguir e descreve brevemente os serviços mais comuns oferecidos pelas empresas de documentários, já que eles tendem a se especializar em alguns desses serviços e não lhes oferecer.

• Digitalização.
• Automatizado de gestão para todas as atividades de processamento de documentos tradicionais, mas feito de forma automatizada, ou seja, classificação, descrição, gestão de transferências, controle de depósitos, etc.
• Consultoria: consultoria estratégica, avaliação de tecnologia, auditoria de informações.
• Equipamento: fornecer material para gerenciar seus arquivos (caixas, rótulos, etc.), E hardware para automação de atividades (scanners, câmeras digitais, etc) ..
• EDM: sistemas de computador para gerenciar e distribuir documentos dentro da organização, através de bases de dados textuais e imagens. Integrado de gestão de documentos no âmbito das actividades das instituições.
• Transmissão de informação através da Internet.
• Migração de dados: transferência de informação digital a partir de uma configuração de hardware e software para outro.
• Serviços técnicos: fornecendo produtos de informática, incluindo ainda a assistência técnica.
• Formação: Normalmente, estas empresas estão em seus próprios produtos, mas também existem empresas especializadas em treinamento em gestão do conhecimento.
• Web Design e construir.
• Serviços de custódia e de manutenção de registros.
• Workflow gerir fluxos de trabalho que ocorrem no mundo dos negócios, controlando os documentos de viagem.

Outros serviços oferecidos por empresas de documentários, no presente, embora em menor grau, são microfilmados documentos; documentário tratamento convencional, feito à mão; certificação de documentos e assinaturas electrónicas, e hospedagem, ou hospedagem de páginas, como uma espécie armazenamento de arquivos eletrônicos.