La aparición de la web y del primer navegador con interfaz gráfico para acceder a la información supuso no sólo el comienzo del éxito comercial de Internet, sino que también el de parte de la filosofía que acompaña la Red: La arquitectura y los sistemas abiertos. A mitad de los años 90, convergen una serie de factores que serán claves para el desarrollo de la llamada Sociedad de la Información: 

• El ordenador personal se consolida, gracias a la bajada de los precios y la mejora de las interfaces, como herramienta de trabajo en la práctica totalidad de las organizaciones, salas de redacción y centros de documentación.
• La producción de la información se realiza digitalmente con las ventajas que esto con lleva con su almacenamiento, manipulación y recuperación. 
• Las redes locales y la interconexión de sistemas permiten el acceso a la producción de toda la información que se genera de forma digital.

Durante esta etapa las redacciones y los centros de documentación quedan unidos de una forma tecnológica y técnica. El centro puede capturar y almacenar directamente toda la producción del periódico puesto que ésta se ha vuelto digital. Durante los primeros años, el acceso a Internet todavía es escaso y los periodistas deben acudir al centro de documentación para realizar búsquedas de información en la Red. Sin embargo, esta situación pronto cambia.

Mientras, y a pesar del acceso a las nuevas tecnologías, los servicios de documentación siguen manteniendo diversos sistemas de almacenamiento y recuperación de la información: 

• Se mantiene el sistema de carpetas.
• Todavía se continúan desarrollando las bases de datos referenciales que controlan el acceso a la copia del documento a texto completo, en papel o en formato electrónico.
• Se sigue accediendo a bases de datos externas, a partir de ahora fundamentalmente a través de Internet.
• Se siguen utilizando los CD-ROM para acceder a bases de datos y textos electrónicos.

A pesar de ello, es en este momento cuando se acomete el desarrollo de las bases de datos a texto completo puesto que era relativamente sencillo y barato capturar en forma digital el producto de los periódicos. El nuevo y principal reto consistía en que los redactores pudiesen consultar directamente desde sus propios ordenadores las bases de datos desarrolladas y mantenidas por el centro de documentación.

Una gran parte de estos proyectos de captura de la producción también incluyeron la digitalización de los originales en imágenes. La solución mayoritariamente adoptada fue la de mantener una base de datos referencial para posteriormente recuperar la imagen que contuviese esa información. Estos proyectos perseguían dos objetivos: que se sustituyese el sistema de almacenamiento de los originales en formato papel en carpetas y que los redactores comenzasen a acceder a las bases de datos.

Finalmente, a principios de 1998, la popularización de Internet ya es un hecho y la mayoría de los diarios españoles disponen de una presencia en la Red, aunque tan sólo fuese una cuestión de marketing. Esta implantación en Internet es decisiva para que los documentalistas adopten un nuevo rol dentro de la estructura del periódico y participen en los procesos de creación y organización de las Intranets de los medios de comunicación.

Delgado Soler (1999)  y Gómez Vázquez  nos ofrecen el caso del periódico El Mundo del Siglo XXI que ejemplifica perfectamente del desarrollo de esta fase que se ha hecho en España. En ambos artículos se plantea el hecho de que este diario se plantea conseguir tres objetivos con la informatización documental: 

• Conseguir una solución integrada con el sistema informático, en consonancia con la insistencia en la participación plena del documentalista de información electrónica en los contenidos.
• Posibilitar el acceso a la base de datos a cualquier periodista, desde su puesto de trabajo y por medio de un interfaz gráfico atractivo y sencillo.
• Abarcar los elementos básicos de un periódico: textos, imágenes, páginas. Aunque se mantienen tablas distintas para cada uno de estos, se relacionan de tal forma que se puede acceder por separado a cada uno de ellos y, al mismo tiempo, desde uno de ellos, se puede pasar al otro, consiguiéndose de este modo una visión documental completa.

El proceso documental en este diario está tan automatizado que desde la redacción se puede enviar a documentación una página o un conjunto de páginas. Automáticamente se diferencian los distintos elementos contenidos en una página: se diseccionan los textos pertenecientes a cada artículo y se vuelca cada área en cada uno de los campos creados en la base de datos (título, texto, fecha, sección, página, etc.); y se aplican a las imágenes dos tratamientos diferenciados de tal forma que se puedan almacenar con altos niveles de calidad y se puedan recuperar de forma ágil.

Esta etapa se muestra como la difusión y la implantación de la informática dentro de las redacciones de los periódicos, algo que impacta muy positivamente en la tarea de los documentalistas. El desarrollo de las tecnologías con un abaratamiento de los costes, el desarrollo de mayores capacidades de almacenamiento y de gestión permitió dar el salto hacia las bases de datos a texto completo. Es en este momento cuando se comienza a comercializar el primer ordenador personal (PC) por parte de IBM y los primeros Macintosh. Estos ordenadores se destinaron principalmente a los departamentos que no se habían informatizado aún como diseño, maquetación y los propios centros de documentación. Curiosamente, los Macintosh fueron estableciéndose en las propias redacciones puesto que los periodistas los encontraban más sencillos de utilizar.

También es en este período cuando surgen las empresas que comienzan a ofertar acceso a bases de datos a texto completo de ciertas publicaciones. Un ejemplo es Nexis que da acceso a más de 100 publicaciones de EEUU. Estas empresas distribuidoras de información también facilitan soportar los costes a las empresas editoras, puesto que se ahorran el diseño, creación y mantenimiento de su propia base de datos a la vez que se aprovechan de poder disponer de una enorme cantidad de información centralizada.

El hecho de que la práctica documental dentro el ámbito periodístico nunca se haya mantenido ajena a los desarrollos tecnológicos a la hora de recuperación de la información ha supuesto la agilización a la hora de localizar de los documentos, evitando su dispersión y garantizando su conservación.

Acompañando a los primeros ordenadores de sobremesa, se introducen las memorias ópticas, se comienzan a digitalizar documentos y se editan las primeras bases de datos en CD-ROM. Esto favorece de forma notable el desarrollo de la Gestión Electrónica de Documentos (GED). Los documentalistas durante estos años comienzan a desarrollar múltiples cambios en sus flujos de trabajo:

• Los documentalistas comenzaron a desarrollar bases de datos propias trasladando los índices impresos a un formato automatizado.
• Es factible el acceso a bases de datos externas.
• El CD-ROM provocó el entusiasmo de los profesionales de la información puesto que permitía tener un disco un diccionario, una enciclopedia o índices de lo publicado en varios periódicos. Como la actualización no eran frecuentes, seguía siendo necesario la realización de las mismas tareas, pero cuando llegaba el CD-ROM la tarea del expurgo se podía simplificar mucho.

La realización de un simposio a finales de la década de los 80 denominado “El Archivo Electrónico” organizado por la IFRA permite conocer la situación de los servicios de información de España comparándolos con Europa. A este simposio, tan sólo acuden 5 medios españoles El País, El Sol (ya desaparecido), El Correo Español – El Correo Vasco, El Diario Vasco y Deia.

Mientras que la mayoría de los periódicos que habían acudido al simposio se habían decidido a principio de los 80 por el almacenamiento del texto de forma completa, sin embargo 4 de los medios españoles se habían decidido por la creación de bases de datos referenciales, tan sólo El Sol había puesto en funcionamiento un servicio de recuperación de texto y gráfico íntegro. El artículo de Fuentes i Pujol (1994)  viene a corroborar estos datos aportados en el simposio de la IFRA, además de mostrar la evolución de los servicios de documentación en los medios impresos españoles.

Por otro lado, Razquin (1992)  realiza un estudio de campo en algunos medios nacionales que tienen sus sedes en la Comunidad de Madrid ofrece una visión pesimista de los centros en ese momento:

• Bajo nivel de informatización, incluso dentro de los grandes grupos editoriales del país, como lo demuestra la situación del Grupo 16 y del Grupo Z, pese a los ejemplos en sentido contrario de El País y El Sol. 
• Falta de centralización de recursos. Este aspecto alcanza su máxima expresión en la organización de los citados grupos editoriales, cuyas publicaciones mantienen centros de documentación independientes, duplicando esfuerzos económicos y humanos, estando situados en el mismo edificio. 
• Carencia de asociaciones y/o relaciones organizadas de intercambio o cooperación. Este vacío se cubre por medio de la colaboración entre profesionales, basándose muchas veces en las relaciones personales. 
• Falta de normalización y homogeneidad en la catalogación o análisis documental. La inexistencia de tesauros o lenguajes documentales especializados en información de actualidad ha originado que cada centro desarrolle su sistema propio, dependiendo de necesidades y recursos muy concretos. 
• La escasez de personal, que es uno de los problemas principales destacados por los encuestados. Esto da lugar a un tratamiento de la documentación simplificado y de carácter práctico, donde no se publican boletines ni catálogos. Como ejemplo de esta situación, hay que indicar que, en algunos casos, los encuestados han sido incapaces de evaluar, aún de manera aproximada, sus fondos.

La situación dentro de los medios regionales españoles no es mejor, Benito Amat  y Aquesolo Vegas  describen la situación en la Comunidad Valenciana y en Andalucía respectivamente de una forma completamente cruda, compartiendo puntos en común respecto a la situación en los nacionales.

• Los servicios carecen casi por completo de infraestructura técnica, de conexión productiva y de definición en el organigrama. 
• La documentación se realiza a través de medios manuales. Además no existe integración en las actividades y equipos de los archivos n la cadena productiva de los diarios.
• La indefinición orgánica se traduce en la falta de presencia de los documentalistas a cargo de los archivos en la toma de decisiones y en la escasa dotación de los archivos atendidos.

Estos tres artículos una muestra de que a pesar de acotar las distintas evoluciones tecnológicas en marcos temporales, no se corresponden necesariamente a las situaciones reales dentro de los medios de comunicación.

Más información

Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación

1. Introducción
2. Enumeración de las etapas y la primera: Los índices temáticos (1860-1954)
3. Las carpetas del cortar y pegar (1954-1972)
4. Microfilmación y las bases de datos referenciales (1972-1982)
5. Los CD-ROM y las bases de datos a texto completo (1982-1992)
6. Texto completo e interconexión de sistemas (1993- 1998) y Bibliografía

También se pueden consultar los siguientes artículos relacionados con la Documentación Informativa:

Un lustro como documentalista informativo
Las nuevas funciones del documentalista de prensa – 1 – 2 – 3 –

Durante esta etapa, se produce una automatización en los procesos productivos de los diarios. Sin embargo, este desarrollo en los periódicos se centróen los procesos de composición e impresión, así que el impacto de este hecho en la redacción fue mínima. Trasladado a la sección de documentación, si la automatización en las redacciones era escasa, en los centros de información era mínima.

Los documentalistas se limitaban a recortar las noticias que se seleccionaban y las almacenaban en carpetas. Esta etapa se distingue por la formación de los primeros archivos de recortes y se prosigue la confección de grandes índices. Los archivos de recortes se desarrollan desde un contenido biográfico a completos dossiers temáticos ordenados cronológicamente. Sin embargo, el principal problema se encontraba en la localización de la información. Una noticia podía almacenarse en varias carpetas, pero, aunque se almacenase tan sólo en una, el problema del espacio continuaba siendo preocupante. Cuando un periodista pedía información había que acudir a las carpetas y mirar uno a uno todos los documentos que contenía la carpeta. Era normal no sólo buscar en una carpeta, sino que en una, dos, tres o incluso cuatro. El tiempo que se utilizaba para la recuperación era bastante elevado puesto que había que consultar cada uno de los documentos de la carpeta

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