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Etiqueta: Gestión de la Información en las Organizaciones

Glosario sobre auditorías de información

Actividades de apoyo
Procesos en los que se pueden segmentar las actividades estratégicas de una empresa para facilitar la consecución y seguimiento de éstas.

Actividades primarias
Actividades asociadas a la funciones nucleares, básicas o fundamentales, de una organización. También se denominan core business.

Análisis de necesidades de información
Proceso planificado, sistemático, para determinar las necesidades de información de los diferentes grupos de usuarios o clientes con el objetivo de desarrollar productos de información dirigidos especialmente a cada grupo y necesidad.

Auditoría
A grandes rasgos, conjunto de métodos y técnicas con los que se pretende estudiar, descubrir, identificar y evaluar algo.

Auditoría contable
Proceso de auditoría que consiste en examinar los registros contables de una empresa para revisar irregularidades y asegurarse de que se ofrece una imagen fiel del patrimonio de la empresa. También denominada auditoría financiera o auditoría externa.

Auditoría de gestión
Véase auditoría interna

Auditoría de la calidad
Examen independiente y sistemático para determinar si las actividades de calidad y los resultados relacionados con éstas cumplen las medidas planificadas, y si estas medidas se llevan a la práctica de modo eficaz y son adecuadas para alcanzar los objetivos.

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¿Ley de la termodinámica informacional?

Revisando algunos números atrasados de la revista El profesional de la información, descubro un artículo breve de Alfons Cornella con el sugerente título: Ley de la termodinámica informacional. Como ex – estudiante de Químicas no puedo nada más que levantar la ceja y sonreír imaginando los sudores fríos de los futuros estudiantes de Biblioteconomía y Documentación que tanto sufren con las asignaturas matemáticas como la Estadística.

Porque la Termodinámica (Rama de la física que estudia la energía, la transformación entre sus distintas manifestaciones, como el calor, y su capacidad para producir un trabajo) no es precisamente una de las asignaturas más sencillas de la Física o de la Química, ¿alguna lo es?, aunque sus leyes son bien conocidas por todos:

Ley cero de equilibrio
Si dos objetos A y B están por separado en equilibrio térmico con un tercer objeto C, entonces los objetos A y B están en equilibrio térmico entre sí.

Primera ley
La energía ni se crea ni se destruye, sólo se transforma.

Segunda ley – Enunciado de Clausius
Es imposible construir una máquina cíclica cuyo único efecto sea la transferencia continua de energía de un objeto a otro de mayor temperatura sin la entrada de energía por trabajo.

Tercera ley
No se puede llegar al cero absoluto mediante una serie finita de procesos.

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La Asimetría Informativa

El 11 de marzo de 2004 José María Aznar, entonces Presidente de España, mantuvo conversaciones con distintos medios de comunicación nacionales para asegurarles la autoría de los atentados terroristas que se habían sucedido en el Metro de Madrid durante aquella mañana. Entre otros responsables de medios de comunicación, el Presidente mantuvo una breve conversación telefónica con Jesús Ceberio, director del diario El País, en la que sostuvo la tesis de que fue el grupo terrorista vasco el autor material de las explosiones.

Durante aquella mañana, los principales medios de comunicación impresos nacionales se apresuraron a confeccionar y publicar una edición especial que sería distribuida para el mediodía de aquella haciaga jornada. En el número especial de El País, la portada destacaba el titular Matanza de ETA en Madrid, mientras que otros no se atrevían a atribuir aún la autoría de los atentados a ningún grupo terrorista.

Alejándonos de las razones políticas que se desencadenarían posteriormente, el diario cayó en lo que se denomina Asimetría Informativa, dando por buena y veraz la información que nos puede transmitir un experto, alguien que dispone de suficiente información sobre un tema para poder ser considerada por buena de facto. En nuestro caso, es el Presidente de un Gobierno el experto al que debemos escuchar y creer, aunque la polémica se extendió largamente entre el Gobierno de entonces y el propio Jesús Ceberio sobre las actuaciones de unos y otros.

Pero, la Asimetría Informativa existe en muchos planos de la vida diaria como bien nos ilustra el libro Freakonomics (ISBN: 8466625127). Uno de los ejemplos más ilustrativos es el de los agentes inmobiliarios en Estados Unidos, aunque también se aporta el caso de los médicos.

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Gestión del conocimiento y periodistas

Los periodistas recopilan y procesan datos e información. Pero, ¿cuál es la diferencia entre los datos, la información y el conocimiento? La explicación más simple implica una analogía. Pensemos en los datos como los materiales crudos de los periodistas. Los datos son como las manzanas de un árbol. Hay muchísimas y es fácil contarlas. Los datos se transforman en información cuando la gente utiliza sus manos y cerebro para procesar las manzanas en algo útil: Un pastel de manzana, una manzana de caramelo… Pero a medida que se procesa la información, se hace más abundante. De hecho, los medios continúan convenciendo a la gente de que la información es un producto abundante porque parecen contentos de regalarla. […] Durante siglos, los redactores han construido un manto de entendimiento de comunidad que explican el mundo a sus audiencias-. En un mundo de escasez de información, el periodista realiza un servicio vital a la comunidad al adquirir y transmitir datos recientes […]. Pero con el aumento de información, el papel del periodista cazador y recolector se ha quedado obsoleto. La sociedad necesita profesionales que hagan que la información sea manejable. En un mundo que posee más información de la que puede procesar, los periodistas realizan una importante labor […]. Nos ayudan a filtrar la información sin manipularla en una u otra dirección […]. Cree que el desafío para los periodistas implica su disposición a compartir la información, gestionarla con seriedad y transformarla en conocimiento. QUINN, Stephen. Prepararse para los cambios en las redacciones del mañana. En: Técnicas de prensa, mayo 2002. Pág. 34
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La confusión tecnológica llega a las empresas españolas

Lentos pero seguros, en España vamos dando los pasos que otros ya dieron antes. Desgraciadamente para nosotros, una década no parece ser suficiente, somos contumaces y caemos reiteradamente en los errores que cometieron otros. La noticia que nos relataba que las empresas españolas no mejoraban sus resultados a pesar de estar implementando nuevas tecnologías en sus organizaciones nos indica que estamos retrasados tecnológicamente hablando, pero es que además no somos cuidadosos. Esta noticia no podía sino recordarme lo que ya contaba Alfons Cornella en su libro de 1994 Los Recursos de Información: Ventaja competitiva de las empresas.

Pero fijémonos en las comparaciones de la noticia de reciente publicación junto lo que nos relataba Cornella. Así, la noticia publicada aseguraba que la llegada de las nuevas tecnologías (TIC) había supuesto una reducción de costes para las empresas que las utilizaban, pero que el aumento de la inversión en tecnología (49%) y en los servicios de consultoría y colaboración (47%) habían producido que los resultados no se hubiesen incrementado sustancialmente. Así, a pesar del impacto significativo de las tecnologías de la información y la comunicación en las empresas españolas, los directivos aún esperan mayores frutos de la inversión dedicada a tecnología en los últimos años.

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