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Autor: Marcos Ros

Licenciado en Documentación, he trabajado como documentalista de prensa en Levante-EMV (Valencia) y como técnico en Vigilancia Tecnológica en Aidico-Instituto Tecnológico de la Construcción (Valencia). Actualmente trabajo como analista de Inteligencia Competitiva en Acciona (Madrid).

Etapas en la Auditoría de Información

1. Identificación de los aspectos relevantes

Esta identificación es interesante para el estudio de los objetivos, prioridades y otros, ya se trate de la unidad de información o de la organización a la que pertenece. En esta etapa, se especificarán tanto los aspectos generales de la unidad a estudiar como de la organización en su conjunto. Se detallará tanto su misión, los objetivos que posee a largo y corto plazo, el volumen de ventas, la tasa de penetración en el mercado, población atendida, así como el número de usuarios que posea.

2. Diseño de los modelos de recogida de información.

La información que hay que tener presente y debe recogerse es tanto la información de la propia empresa como estadísticas de venta o difusión, informes realizados para la organización, archivos y bases de datos de los departamentos; como información del sector al que pertenece la organización.

La tipología de la información que se recoge puede ser:

  • Tecnológica. Tanto de la organización como de los productos informativos que genera, el nivel de desarrollo en relación con el exterior e imagen.
  • Mercados. Volumen, facturación, crecimiento, concentración, localización geográfica.
  • Entorno. Políticas de información con el entorno, marco sindical al que está adscrito la organización.
  • Sobre la empresa. Actiidad global, capacidad técnica, habilidad económica y comercial, imagen de la organización frente los clientes.

Los pasos para la recogida de la información pueden ser numerados en:

  1. Identificación de los aspectos más relevantes para el estudio de objetivos, prioridades.
  2. Selección de los departamentos para las entrevistas que se realizarán.
  3. Asignación de la responsabilidad para las entrevistas.
  4. Diseño de un plan para la confección de los cuestionarios y su distribución.
  5. Confección de un plan para el registro de los datos.

3. Diseño del sistema de información de la organización

Una vez hecho esto, podremos tener información sobre la información consumida por la organización y sus departamentos, los flujos de información dentro de la organización y las fuentes de información tanto internas como externas de las que hacen uso, su tratamiento informativo y su difusión.

De esta forma, tendremos la situación de cada producto informativo así como capacidad de decisión sobre su expansión, reducción o la supresión de cada producto. También poseeremos las necesidades que cada producto satisface y el comportamiento de los consumidores.

La capacidad de evaluar la rentabilidad social de cada producto debe ser fruto de los resultados económicos que se obtengan de éstos en función de las expectativas, misión y objetivos de la unidad y de la organización.

4. Diseño de la estructura organizativa

Hay que tener presente que los canales de información son difíciles de cambiar, por lo que es preferible adaptarse a ellos. La confección de la estructura organizativa de la organización podrá permitirnos la asignación de tareas y vínculos de jerarquía y dependencia dentro de la unidad, así de poner de relieve los flujos de información dentro de la organización.

Hay que conocer qué información maneja cada departamento, dónde la adquiere, a qué tratamiento es sometida y hacia dónde es transmitida. Para ello habrá que identificar y señalar los canales internos de distribución que indican cómo se mueve la información hacia los puntos de decisión:

– Unidades para la transmisión física.
– Unidades para la anotación y preparación de la información.
– Unidades encargadas de la adquisición de la información primaria.
– Unidades para la obtención de aseveraciones técnicas para la decisión.
– Unidades para la interpretación de los objetivos de la organización.
– Unidades para la retención de la información.

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Elementos de una auditoría de información

Como ya indicábamos en el envío anterior, a la hora de realizar una auditoría de información, debemos identificar el uso de la información que se hace en una organización y el flujo que sigue. Para ello, deberemos identificar los recursos de los que la organización a estudiar dispone, qué uso efectivo se hace de ellos y los resultados que se obtienen. También debemos detenernos en el equipamiento disponible, quién hace uso de él, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de profesional desempeña estas funciones.

La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.

Los elementos que deben constituir una auditoría de información son:

  • Identificación de los recursos y los flujos de información.
  • Valoración del uso efectivo que se hace de las tecnologías de la información disponibles.
  • Control y racionalización de costes.
  • Marketing de la unidad y de sus productos informativos.
  • Diseño de las tareas de las personas que trabajan con información dentro de la unidad.
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El porqué de las auditorías de información en las organizaciones

Mucho se ha hablado, y se continuará hablando, de las auditorías informativas como herramientas para la evaluación de la gestión de la información, de las necesidades informativas y de uno de los pasos previos para la instauración de un sistema de gestión informativa dentro de las organizaciones.

Este concepto surge ante la definición de una nueva forma de trabajo basada en la difusión y el compartimiento de la información dentro de las organizaciones, así como la implantación de una serie de elementos y de herramientas informáticas adecuadas para ello. Sin embargo, las grandes inversiones en equipos informáticos, en el establecimiento de redes internas y externas, además de sistemas web de Intranet para el Workflow, no son óbice suficiente para que la información comience a fluir por sí misma, a ser compartida por los miembros de la organización y que posea la calidad esperada.

Que las diferencias entre la información existente y la que debería existir dentro de los sistemas de información no cumple con las expectativas esperadas es uno de los principales problemas con los que se encuentran los diseñadores y administradores de este tipo de redes. La información disponible tanto en el interior como el entorno de la empresa no se corresponde con la información total que posee la organización y ésta tan sólo cubre una parte de las necesidades de los departamentos de la misma.

La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.

El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección de la organización. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.

El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.

La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

Más Info:

De la Auditoría de Información a Intranet: Claves para la implantación de sistemas de gestión de información en las empresas

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Software para la gestión de Archivos Multimedia

Aunque más adelante ya trataremos con mayor profundidad los Archivos Multimedia, creo de cierto interés hacer un compendio de las soluciones profesionales disponibles en el mercado para el tratamiento de éstos. La oportunidad de este Post, viene a coalición de que ya me he enfrentado a algunas consultas profesionales que me inquieren sobre softwares para la gestión de archivos multimedia.

A pesar de que finalmente, y desgraciadamente, el problema se tiende a resolver, o mejor aparcar, recurriendo al dichoso MS Access, que es barato, muy difundido y la mayoría conoce su funcionamiento; cuando se consulta el precio de alguna solución profesional que he propuesto. Después de todo lo dicho, considero de cierto interés realizar un pequeño listado no exhaustivo de los programas más interesantes.

  • Alfa Media Partner. Su solución se denomina alfa Mediastore basada en una base de datos Oracle, permite la gestión y archivo tanto de imágenes, texto, sonido y vídeos.
  • Artesia Technologies. TEAMS es el nombre de su aplicación para la gestión de archivos multimedia.
  • Canto. Su producto se denomina Cumulus y es utilizado por diversos grupos periodísticos en todo el mundo.
  • Convera. Esta es la empresa más conocida, resultado de la fusión de Excalibur Technologies y Interactive Media Services. La serie de productos de Convera incluyen tecnologías del procesamiento del lenguaje y redes semánticas. El sistema puede procesar textos estructurados y sin estructurar fotografías, gráficos, películas y sonidos.
  • Digital Collections. DC4 es el sistema desarrollado por esta empresa alemana. Esta solución abarca todos los componentes de la organización, búsqueda y procesamiento de información digital en forma de archivos de texto, imagen, gráfico, sonido y vídeo.
  • FotoWare. Su producto es una solución para la administración, procesado y distribución de imágenes electrónicas que explota las posibilidades de la integración del IPTC como metadatos.
  • Phrasea Software. La empresa francesa ofrece un conjunto de programas para la creación, enriquecimiento, gestión y búsquedas en bases de datos con total seguridad tanto a través de navegadores como softwares desarrollados para la consulta.
  • Pidcar. La empresa inglesa ofrece su gestor Media Mogul del que afirma que soporta y alimenta diversos flujos de trabajo.
  • Pine Tree Systems ofrece los productos Mosaic y MediaStore.
  • Protec. Su producto Arcano es uno de los más populares en España. Arcano permite almacenar todo tipo de archivos: textos, imágenes, gráficos, PDF, páginas en HTML…
  • Televisual. Su gama de soluciones se denomina Asset centrada en la gestión, distribución y publicación electrónica de contenidos.
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LOREM IPSUM

Según me cuentan, parece ser que éste no es el lugar más indicado para hablar del dichoso texto Lorem Ipsum. Pero perdonadme, pues no podría dejar de hacerlo después de su descubrimiento. Seguramente lo he leído en muchos lugares, en cirscuntancias diferentes; y, sin embargo, no fue hasta ayer cuando me percaté de que el aparante galimatías que parecía no tener mucho sentido, lo tenía. La idea me atrajo tanto que la utilicé para el diseño de la cabecera de nuestro blog.

Hay diversos sitios que recogen la historia de este texto que es mítico en el sector del diseño gráfico y de la imprenta. MiniD ya lo ha recogido en un post. Sin embargo, creo que es de justicia que lo recojamos aquí hoy y ahora, añadiendo algunas fuentes más.

Lorem ipsum está escrito en latín. De hecho, es un extracto de Finibus Bonorum et Malorum de Cicerón escrito en el año 45 a.C. Se trata de un texto sobre las teorías éticas, muy leído durante el Renacimiento. El texto original comienza Neque porro quisquam est qui dolorem ipsum quia dolor sit amet, consectetur, adipisci velit… (No hay nadie que ame el dolor mismo, que lo busca y lo quiera tener, simplemente por que es el dolor).

El texto de Lorem Ipsum se ha convertido en un estándard para las imprentas como texto ideal para pruebas desde el año 1500, cuando un impresor lo utilizó para el proceso de creación de un libro de muestras de tipografías. No sólo ha sobrevivido durante cinco siglos, sino que se ha popularizado aún más con la composición tipográfica electrónica durante los años 60 y ha ampliado campos de aplicación durante los años 80 y 90, gracias a su utilización, sin excesivos cambios, en el software de publicación y de maquetación Aldus PageMaker, que ahora es propiedad de Adobe.

Las razones de la conveniencia de la utilización de este texto es que no distrae al receptor del objetivo que consiste en mostrar el diseño de un libro, un artículo, un website o de un blog.

El texto generalmente utilizado es:

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

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En cualquier caso, podéis generar el texto dependiendo de vuestras necesidades en las siguientes direcciones:

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Colegios Oficiales de Bibliotecarios

En España, el debate sobre la conveniencia de la creación de Colegios de Profesionales, tras la implementación de las carreras de Biblioteconomía y Documentación a partir de los años 90 en las universidades españolas, está abierto. Es cierto que se han creado colegios en las comunidades autónomas con una mayor tradición en la enseñanza de este perfil profesional como en Cataluña, pero en el resto de comunidades autónomas o no hay iniciativas para la creación de estas instituciones o las iniciativas se encuentran congeladas.

La cuestión de la conveniencia del desarrollo de estas instituciones dentro del ámbito autonómico o nacional en España debería quedar fuera de todo lugar si nos atenemos al desarrollo que se ha producido en los países latinoamericanos a nivel nacional. México, Perú, Chile, Costa Rica y Argentina , por citar algunos, disponen de su propio Colegio de Bibliotecarios. En España, las comunidades autónomas de Galicia y de Valencia han desarrollado propuestas para la creación de estos entes, aunque el proceso de creación se encuentra detenido por cuestiones políticas y/o de agenda.

En el caso valenciano, para la creación del Colegio tan sólo restaba el trámite parlamentario para su aprobación en las Cortes Valencianas. Desafortunadamente, la sesión plenaria que debía aprobar su creación antes de las elecciones autonómicas de 2003 nunca se produjo. La consecuencia inmediata de esto es que el proceso de tramitación debe de reiniciarse.

La Associació de Bibliotecaris Valencians, impulsora del proyecto de creación a la que después se sumó el AVEI, dispone en su página web de documentación sobre el proceso de creación. Desgraciadamente para los que no entedáis el catalán, parece que esta Associació nunca se decide a traducir su web al castellano o bien se trata de un enlace roto. Así pues os advierto que algunos de los textos del proceso de creación están en valenciano.

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