El Documentalista Enredado

Infonomía, Innovación, Análisis y Nuevas Tecnologías

En el artículo que publiqué la semana pasada sobre la situación archivística de la Administración de la Comunidad Valenciana, que ponía algunos ejemplos de deficiencias en la gestión archivística en Valencia, yo no quería pecar de audaz, si es que esto es de alguna forma censurable, y tratar de ceñirme a lo quería transmitir. Yo no deseaba enfrascarme en definiciones terminológicas archivísticas y tan sólo centrarme en la denuncia de la situación que había provocado que distintos medios de comunicación recogiesen informaciones sobre el mal estado de algunos archivos.

Sinceramente, no quería entrar en disquisiciones sobre si se había actuado bien o mal dentro de los recursos disponibles, si hay o no archivos centrales en la administración pública, yo simplemente recogía hechos. Con aquel artículo, trataba de indicar distintas situaciones en las que se habían adoptado soluciones que podrían o habían resultado fatales para la documentación que se suponía se trata de gestionar. No había nada más detrás de él, salvo remarcar la precariedad en la que se encuentra la gestión documental en la Administración.

Sin embargo, después de su publicación, y tras recibir consideraciones posteriores, bien en forma de correo electrónico, o bien a través de los comentarios de esta bitácora, me siento obligado a aclarar y concretar algunos aspectos que no quedaron suficientemente claros, porque deseé obviarlos, y pueden conducir hacia el error y a consideraciones equívocas. Y es ésto, precisamente, lo que trato de enmendar ahora con este artículo complementario del anterior.

1. Sobre las etapas del archivo

Uno de los correos electrónicos que recibí, me corregían sobre las etapas del archivo que yo había englobado en cuatro. Lo primero que debemos saber es que los documentos administrativos sufren un ciclo de vida singular mediante el cual la información que contienen se va transformando. De esta forma, la información primigenia que recogen es administrativa y tan sólo es útil para este fin, pero a lo largo del tiempo esta información puede adquirir nuevos valores y convertirse en histórica.

La información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo) o se mantiene (Conservación permanente).

Así, dependiendo de la situación en la que se encuentre un documento, se desarrollan una serie de archivos específicos para la correcta gestión de estos documentos. Como en todo, no hay visiones únicas y según leamos a un autor u otro, dispondremos de distintos puntos de vista. En mi artículo anterior, yo recojo cuatro tipos de archivos, aunque afirmo que pueden ser reducidos a tres, siguiendo a Cruz Mundet:

  1. Archivo de gestión. Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahíque sea más conocido como archivo de oficina. […]
  2. Archivo administrativo. Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos locales acondicionados como archivo administrativo; en la mayoría es el propio archivo quien acoge ésta y las demás etapas. […]
  3. Archivo intermedio. Ahora la documentación ha perdido prácticamente la utilidad para la cual había sido creada: La gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos a éste, caracterizado por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo coste. […]
  4. Archivo histórico. A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras.[…]
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Pirámide, 1994. P. 97 – 98

2. Sobre el Archivo Central de la Generalitat Valenciana

Otro de los aspectos que se me han comentado, es que sí es cierto que la Generalitat dispone de archivo central, también llamado intermedio. Como ya comenté en mi réplica, por supuesto que el sistema archivístico valenciano tiene mecanismos de regulación, otro asunto es que estén convenientemente desarrollados tanto físicamente como humanamente, presupuestariamente en suma. Josep trataba de recordarme que existe un Archivo Central de la Generalitat Valenciana, pero yo también recordaba que la situación del archivo no distaba de ser la más idónea.

Primero, por la carencia de personal que el archivo recoge en su página web. Segundo, porque las instalaciones no podían recoger toda la información que recibían (qué decir de tratarla convenientemente) e incluso no recibían toda la documentación que deberían, puesto que tan sólo cuatro conselleries enviaban los fondos regularmente. A modo de apunte diré, que si bien la Generalitat y las Cortes Valencianas trabajan sobre el fundamento de la austeridad, actualmente se sobrepasan el número de diez conselleries que es lo que se puede considerar austero.

Des del 1986 van començar a funcionar servicis d’arxiu central en quatre Conselleries, concretament en: Indústria, Comerç i Turisme; Agricultura, Pesca i Alimentació; Treball i Assumptes Socials; i Sanitat i Consum, que arrepleguen la documentació dels seus departaments i la transferixen al nostre Arxiu, centralitzant les entregues i el nivell d’homologació de sèries i descripció dels enviaments. Realitzen el seu treball en total relació amb els arxius de gestió, de forma que millora la gènesi documental i l’arxiu d’oficina, base per al nostre correcte funcionament.

3. Sobre el Centro de Logística y Archivo de la Generalitat Valenciana

Un paso importante hacia el tratamiento de la documentación administrativa en la Comunidad Valenciana lo constituye la creación del Centro de Logística y Archivo de la Generalitat Valenciana. La Generalitat trató de atajar la dispersión que sufría la documentación de la administración pública con la creación de este organismo, así la Dirección General de Patrimonio de la Conselleria de Economía consideró en abril de 2001 la construcción del Centro que serviría como archivo central para la documentación que se generase desde la Generalitat Valenciana, además de tratar expedientes clínicos, talonarios de recetas, legajos judiciales, etc.

El centro es en sí un totum revolutum, tal como recogía el diario Levante por aquellas fechas:

El complejo que ocupará una superficie de más de 58.000 metros cuadrados consta de tres naves con diversos compartimentos cada una, que se corresponderán con las tres fases de ejecución de la obra.

De un lado, la primera nave albergará 9.000 toneladas de material escolar; cerca de 1.100.000 historiales clínicos de los hospitales valencianos; las obras de arte que no están adscritas a ningún museo; alrededor de 210 millones anuales de cartones de bingo; así como la custodia y la distribución de los talonarios de recetas entre las farmacias y la centralización de los setenta millones anuales de recetas facturadas. Además, se ubicará la imprenta de la Diputación y las oficinas de la administración general del centro.

Patrimonio estima que esta fase, valorada en 913 millones, será realidad en julio de 2002. En la segunda nave se reubicarán los archivos centrales de todas las conselleries, asícomo las causas de los tribunales de justicia (300.000 legajos de expedientes judiciales) y alrededor de 120.000 piezas de convicción. Su capacidad será suficiente durante veinte años de trabajo del TSJ.

Por último, también está previsto construir el centro logístico destinado al material sanitario, que permitirá realizar un descuento a los proveedores que ahora han de repartir sus productos por doscientos puntos diferentes.

Sin embargo, todavía las obras de construcción no han finalizado 3 años después de su adjudicación, cuatro desde la aprobación del proyecto.

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