El Documentalista Enredado

Infonomía, Innovación, Análisis y Nuevas Tecnologías

6. Confección informe

El informe debe enfocarse hacia la comprensión de las necesidades de información no cubiertas por la organización hacia sus áreas. De esta manera, el texto a redactar debe reflejar los flujos de trabajo y de comunicación entre los distintos departamentos de la organización de forma particular, aunque también se debe de realizar un informe de una forma global.

El documento debe de realizar unas propuestas de mejora tanto de las necesidades de información externas no cubiertas como aquella información interna que no llega o que es percibida como insuficiente por los miembros de la organización. En este momento, deberíamos realizar hincapié en la información que se pone a disposición de los miembros de una organización just in case o just in time, es decir, tratando de abarcar el máximo de áreas posibles sin saber a ciencia cierta cuándo y qué cantidad de información va a ser utilizada por los miembros de la organización o siendo conscientes de sus necesidades tratar de cubrir de forma específica las necesidades de información que resulten más productivas.

Este trabajo es un trabajo global en el que han participado innumerables miembros de la organización, por lo que se realizará una presentación en la que se explicará a los miembros de la organización los principales hallazgos, así como las acciones de mejora que se plantean desarrollar. La confección de los distintos informes dependiendo de la profundidad y alcance dentro de la organización de los mismos será una tarea que puede abarcar entre dos y tres meses.

7. Acciones a desarrollar y evaluación continua

La Auditoría debe desembocar necesariamente en una acción. Ya se trate de la implementación de una herramienta informática para la mejora de la comunicación interna o externa como el desarrollo de acciones de otra índole. Es necesario recalcar que se debe realizar una evaluación continua de las necesidades de la información que desarrolle en un futuro la organización. Para ello, se concretarán una serie de acciones que no tienen porqué pasar necesariamente por una acción tan amplia como la anteriormente descrita, sino más bien las entrevistas con los distintos responsables de área de forma anual, para volver a realizar una Auditoría de Información completa de forma quinquenal.

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