1. Identificación de los aspectos relevantes
Esta identificación es interesante para el estudio de los objetivos, prioridades y otros, ya se trate de la unidad de información o de la organización a la que pertenece. En esta etapa, se especificarán tanto los aspectos generales de la unidad a estudiar como de la organización en su conjunto. Se detallará tanto su misión, los objetivos que posee a largo y corto plazo, el volumen de ventas, la tasa de penetración en el mercado, población atendida, así como el número de usuarios que posea.
2. Diseño de los modelos de recogida de información.
La información que hay que tener presente y debe recogerse es tanto la información de la propia empresa como estadísticas de venta o difusión, informes realizados para la organización, archivos y bases de datos de los departamentos; como información del sector al que pertenece la organización.
La tipología de la información que se recoge puede ser:
- Tecnológica. Tanto de la organización como de los productos informativos que genera, el nivel de desarrollo en relación con el exterior e imagen.
- Mercados. Volumen, facturación, crecimiento, concentración, localización geográfica.
- Entorno. Políticas de información con el entorno, marco sindical al que está adscrito la organización.
- Sobre la empresa. Actiidad global, capacidad técnica, habilidad económica y comercial, imagen de la organización frente los clientes.
Los pasos para la recogida de la información pueden ser numerados en:
- Identificación de los aspectos más relevantes para el estudio de objetivos, prioridades.
- Selección de los departamentos para las entrevistas que se realizarán.
- Asignación de la responsabilidad para las entrevistas.
- Diseño de un plan para la confección de los cuestionarios y su distribución.
- Confección de un plan para el registro de los datos.
3. Diseño del sistema de información de la organización
Una vez hecho esto, podremos tener información sobre la información consumida por la organización y sus departamentos, los flujos de información dentro de la organización y las fuentes de información tanto internas como externas de las que hacen uso, su tratamiento informativo y su difusión.
De esta forma, tendremos la situación de cada producto informativo así como capacidad de decisión sobre su expansión, reducción o la supresión de cada producto. También poseeremos las necesidades que cada producto satisface y el comportamiento de los consumidores.
La capacidad de evaluar la rentabilidad social de cada producto debe ser fruto de los resultados económicos que se obtengan de éstos en función de las expectativas, misión y objetivos de la unidad y de la organización.
4. Diseño de la estructura organizativa
Hay que tener presente que los canales de información son difíciles de cambiar, por lo que es preferible adaptarse a ellos. La confección de la estructura organizativa de la organización podrá permitirnos la asignación de tareas y vínculos de jerarquía y dependencia dentro de la unidad, así de poner de relieve los flujos de información dentro de la organización.
Hay que conocer qué información maneja cada departamento, dónde la adquiere, a qué tratamiento es sometida y hacia dónde es transmitida. Para ello habrá que identificar y señalar los canales internos de distribución que indican cómo se mueve la información hacia los puntos de decisión:
– Unidades para la transmisión física.
– Unidades para la anotación y preparación de la información.
– Unidades encargadas de la adquisición de la información primaria.
– Unidades para la obtención de aseveraciones técnicas para la decisión.
– Unidades para la interpretación de los objetivos de la organización.
– Unidades para la retención de la información.