Glosario sobre auditorías de información

Actividades de apoyo
Procesos en los que se pueden segmentar las actividades estratégicas de una empresa para facilitar la consecución y seguimiento de éstas.

Actividades primarias
Actividades asociadas a la funciones nucleares, básicas o fundamentales, de una organización. También se denominan core business.

Análisis de necesidades de información
Proceso planificado, sistemático, para determinar las necesidades de información de los diferentes grupos de usuarios o clientes con el objetivo de desarrollar productos de información dirigidos especialmente a cada grupo y necesidad.

Auditoría
A grandes rasgos, conjunto de métodos y técnicas con los que se pretende estudiar, descubrir, identificar y evaluar algo.

Auditoría contable
Proceso de auditoría que consiste en examinar los registros contables de una empresa para revisar irregularidades y asegurarse de que se ofrece una imagen fiel del patrimonio de la empresa. También denominada auditoría financiera o auditoría externa.

Auditoría de gestión
Véase auditoría interna

Auditoría de la calidad
Examen independiente y sistemático para determinar si las actividades de calidad y los resultados relacionados con éstas cumplen las medidas planificadas, y si estas medidas se llevan a la práctica de modo eficaz y son adecuadas para alcanzar los objetivos.

Auditoría de la comunicación
Proceso para contrastar la situación de la comunicación en una organización con respecto a una serie de criterios considerados óptimos.

Auditoría de la cultura empresarial
Análisis de los factores de la cultura empresarial, es decir, todos aquellos valores, ritos para la celebración de acontecimientos, símbolos o mitos existentes en cada empresa.

Auditoría de la formación
Procedimiento de valoración global que va más allá de la simple evaluación y que, considerando la totalidad del proceso formativo, emite propuestas para su mejora.

Auditoría de la información
Metodología global que permite detectar de forma sistemática el uso, los recursos y los flujos de información dentro de una organización, y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos. Identifica necesidades, duplicidades, costes, valor y barreras, que obstaculizan flujos de información eficientes.

Auditoría del conocimiento
Revisión del conocimiento requerido por una organización, departamento o grupo para alcanzar sus objetivos de forma efectiva. Incluye un análisis de necesidades de información, de competencias y una auditoría de comunicación, así como una revisión de las interacciones y flujos de conocimientos.

Auditoría del marketing
Revisión general, sistemática, objetiva y periódica del contexto, los objetivos, las estrategias y la actividad de una empresa o de una unidad de negocios estratégica, cuya meta consiste en descubrir las áreas con posibles problemas y las que presentan oportunidades favorables, así como recomendar un plan de acción para mejorar el comportamiento comercial de la empresa.

Auditoría de los sistemas de comunicación
Análisis del sistema de información de una empresa que tiene por objetivo emitir una valoración de éste.

Auditoría externa
Véase auditoría contable

Auditoría financiera
Véase auditoría contable

Auditoría interna
Actividad independiente de evaluación dentro de una organización. Consiste en la revisión de las operaciones de las diferentes áreas o actividades funcionales con la intención de informar acerca de su funcionamiento y promover mediante recomendaciones las mejoras oportunas dirigidas tanto a proteger el patrimonio como a optimizar los recursos disponibles. También denominada auditoría operativa o auditoría de gestión.

Auditoría operativa
Véase auditoría interna

Contabilidad
Ciencia de naturaleza económica que estudia la realidad economicopatrimonial con métodos propios, para elaborar una información en términos quantitativos útil para sus usuarios en la toma de decisiones

Control interno
Proceso que pone en práctica el Consejo de Administración como máximo órgano decisorio de las organizaciones, la Dirección y el resto de los empleados de una organización con la finalidad de proporcionar un nivel de seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos, en términos de eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Cuentas anuales

Información economicofinanciera que las empresas dan al final del ejercicio económico. Comprenden los documentos siguientes: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

Cultura de la información
Se considera que una organización con cultura de la información entiende los conceptos siguientes: el coste de adquirir, gestionar y proporcionar información, el que supone para las operaciones de la empresa el no reconocer u optimizar los flujos de información, y el valor de disponer de flujos de información organizados e integrados.

Cultura empresarial
Valores, ritos, símbolos o mitos existentes en cada empresa.

Estrategia
Forma que tiene la empresa de conseguir sus objetivos a partir de la misión de acuerdo con sus valores. Establece el nexo de unión entre los valores, la misión y los objetivos. La estrategia corporativa se alcanzará si las personas, los procesos, las actividades, las herramientas y las tecnologías de la información trabajan de modo alineado.

Estrategia en materia de información
Detalles de cómo será utilizada y gestionada la información dentro de la organización durante un período de tiempo determinado.

Estudios de satisfacción de usuarios
Análisis para conocer la opinión acerca de los niveles de uso y satisfacción de los usuarios respecto de los productos y servicios de información ofrecidos por las unidades de información.

Estudios de usuarios
Estudio de hábitos y necesidades de los usuarios de los servicios de información.

Evaluación de servicios de información
Valoración, desde el punto de vista cuantitativo, cualitativo y de impacto en el seno de la organización del servicio de información, para determinar en qué medida cumple los objetivos para los que fue creado y detectar áreas de mejora donde concentrar intervenciones posteriores.

Flujo de información
Movimiento de información entre departamentos e individuos dentro de una organización y entre una organización y su entorno.

Flujos organizativos
Secuencias de actividades destinadas a la obtención de un resultado.

Gestión de la información
Término que designa todas las actividades que contribuyen a la producción, coordinación, almacenamiento, recuperación y distribución de información en cualquier formato, de procedencia interna o externa, orientadas a hacer más eficiente el funcionamiento de la organización.

Gestión del conocimiento
Creación y posterior gestión de un entorno en el que se incentive el conocimiento (su creación, compartimiento, el aprendizaje, etc.) en beneficio de la organización. Se trata de transferir conocimiento desde quien lo tiene a quien lo necesita.

Información crítica
Información necesaria para llevar a cabo una acción determinada y para evaluar su grado de cumplimiento.

Informe de auditoría
Documento de carácter público que las empresas depositan en el Registro Mercantil junto con las cuentas anuales y que refleja la opinión técnica acerca de si las cuentas anuales expresan la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la empresa o entidad auditada, así como de los resultados de sus operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados en el periodo examinado.

Infoxicación
eng information overload
Intoxicación por información. Define el estado en que un individuo es incapaz de procesar y utilizar de forma eficiente la gran cantidad de información que recibe.

Inventario
Proceso de identificación y categorización de los recursos de información de modo sistemático. Proporciona una fotografía de lo que tiene la organización en términos de recursos de información en un momento determinado.

Mapa de información
Forma gráfica de representar los recursos de información de que dispone la organización y las interrelaciones entre éstos.

Misión
Elemento diferencial respecto de las empresas del mismo sector. Es el propósito o finalidad de la empresa, la razón de ser de la existencia de una empresa determinada.

Negocio
Ámbito en que actúa una empresa. La organización debe tener claro a qué se dedica y qué aspectos quedan excluidos de su actividad empresarial. Cualquier organización debe tener identificados sus procesos de negocio, también llamados procesos estratégicos, así como sus procesos de apoyo.

Normas contables
Normas que desarrollan los principios contables con criterios y reglas que se aplican a operaciones o a hechos económicos, y también a diferentes elementos patrimoniales.

Normas técnicas de auditoría
Principios y requisitos en los que necesariamente se deberá basar el auditor de cuentas para desarrollar su función, y sobre los cuales se tiene que basar para expresar su opinión técnica.

Objetivos
Resultados finales de actividades planificadas. Proporcionan un sentido de dirección a las personas de la organización, son una guía para la acción, ayudan a dar prioridades y a focalizar, y legitiman la asignación de recursos.

Política de información
Política corporativa que debe proporcionar la dirección estratégica y las directrices para la futura utilización de la información en el seno de la organización.

Políticas
Líneas de actuación básicas o criterios de decisión existentes para seleccionar alternativas. Constituyen las directrices que sirven de vínculo entre la formulación de la estrategia y su implementación.

Porteros de la información
eng gatekeepers
Personas que introducen información externa en la organización de modo informal y que, aunque ellos mismos no la emplean, la distribuyen a quienes sí la pueden utilizar.

Presupuestos
Declaración de los programas de la empresa en términos económicos. Detallan el coste de cada programa y se utilizan con objetivos de planificación y control.

Procedimientos
Sistema de técnicas o fases secuenciales que describen detalladamente cómo se lleva a cabo una tarea o trabajo determinado.

Programas
Declaración de actividades o estadios necesarios para cumplir un plan determinado.

Recursos de información
Conjunto de información, formal e informal, de procedencia externa o ambiental, interna o corporativa, que se halla en toda organización.

Usuarios de la información
Destinatarios de la información y de la oferta de productos y servicios de las unidades de información.

Valor de la información
Concepto subjetivo y temporal. Cantidad que alguien está dispuesto a pagar por cualquier forma de información en función del beneficio que piensa obtener.

Valores
Dentro de una organización, creencias sobre lo que es deseable, valioso o justificable que movilizan y amplifican las energías de ésta. Son uno de los aspectos más permanentes de la empresa y más difíciles de cambiar porque están muy vinculados a la personalidad, la manera de ser y de pensar de sus directivos.

Workflows
Véase flujos organizativos

Extraído de la monografía: SOY, Cristina. Auditoría de la Información. Análisis de la información generada en la empresa. Barcelona: UOC, 2003