El Documentalista Enredado

Infonomía, Innovación, Análisis y Nuevas Tecnologías

Empresas documentales

En un artículo reciente, que comentaba las conclusiones a las que se había llegado en la “Mesa sobre estrategia documental en las empresas“, organizada en Barcelona por la Asociación Española de Directivos (ADE), se contemplaba como la mejor opción, para organizaciones de todo tipo, la externalización de los procesos de digitalización y del tratamiento de la documentación empresarial.

La externalización de los servicios de digitalización documental permite que las empresas dediquen sus recursos económicos y humanos a aquellas tareas que se centran en el propio negocio, reduciendo además los costes derivados de los procesos documentales al evitar la necesidad de inversión en la tecnología y el know-how necesario.
Externalizar estos procesos elimina también los costes fijos de archivo, haciendo de todos los gastos derivados de la documentación empresarial costes predecibles y garantizando además al mismo tiempo la escalabilidad y la evolución tecnológica sin necesidad de continúas inversiones.

Pero este proceso de externalización de los servicios documentales, no sólo se produce en las organizaciones empresariales, ni sólo en los procesos de digitalización.

Las actividades vinculadas al ámbito de la información están sufriendo profundas transformaciones, las cuales afectan: a la producción de documentos, a su difusión, a su tratamiento y a su gestión. Y este cambio afecta tanto a las empresas, como a instituciones más tradicionales, como son bibliotecas y archivos. Esto ha dado lugar a la proliferación de empresas dedicadas a la gestión y al tratamiento de la información.

Estas “empresas documentales” , que han ido surgiendo en los últimos veinte años, han evolucionado siguiendo las nuevas tecnológicas y la aparición de nuevos soportes de información, que han cambiado las necesidades del mercado, lo que las ha llevado a especializarse y diversificar su oferta de servicios.

A continuación, se enumeran y describen brevemente los servicios más habituales que ofrecen las empresas documentales, teniendo en cuenta que éstas suelen especializarse en algunos de estos servicios y no ofrecen todos ellos.

  • Digitalización.
  • Gestión automatizada: todas las actividades tradicionales de tratamiento documental, pero realizadas de forma automatizada, es decir, la clasificación, la descripción, la gestión de transferencias, el control de depósitos, etc.
  • Consultoría y auditoria: asesoramiento estratégico, asesoramiento tecnológico, auditoria de información.
  • Equipamiento: proporcionan material para la gestión de sus archivos (cajas, etiquetas, etc.), así como hardware para la automatización de actividades (escáneres, cámaras digitales, etc.).
  • Gestión electrónica de documentos: sistemas informáticos para gestionar y distribuir los documentos dentro de la organización, mediante bases de datos textuales y de imágenes. Integran la gestión documental en el marco de las actividades de las instituciones.
  • Transmisión de información a través de Internet.
  • Migración de datos: transferencia de información digital de una configuración de hardware y software a otra.
  • Servicios técnicos: proporcionan productos informáticos, incluyendo, además, la asistencia técnica.
  • Formación: normalmente estas empresas forman sobre sus propios productos, pero también hay empresas especializadas en formar sobre la gestión del conocimiento.
  • Diseño y creación de páginas web.
  • Servicios de custodia y conservación de documentos.
  • Workflow: gestión de los flujos de trabajo que se producen en las empresas mediante el control del recorrido de los documentos.

Otros servicios que ofrecen las empresas documentales, en la actualidad, aunque en menor medida, son: microfilmación de documentos; tratamiento documental convencional, realizado de forma manual; certificación de documentos y firma electrónica; y hosting, u hospedaje de páginas, como una especie de depósito de archivo electrónico.

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  • Catorze

    Domingo, 30 de enero de 2005 at 19:58 |

    Precisamente…

  • Deakialli DocuMental

    Domingo, 20 de marzo de 2005 at 15:48 |

    Catorze: Desarrollo Web y Gestin de Contenidos

    … que si los documentalistas necesitamos ofrecer servicios aadidos, que si las organizaciones deben externalizar el tratamiento documental, que si Blogs y empresa, que si la actividad bloguera necesita dinero…

    Pues un cambio de registro es el…

  • El Documentalista Enredado » ¿Trabajo o Formación?: elige tu futura frustración

    Viernes, 29 de julio de 2005 at 01:18 |

    […] Aunque el campo es muy amplio y podemos desempeñar un papel fundamental en el mercado privado, para el mundo empresarial somos unos grandes desconocidos. Apenas podemos nombrar contadas excepciones de trabajos en el sector privado, como es el caso de los documentalistas en medios de comunicación o el trabajo cada vez más frecuente en empresas documentales, especialmente realizando trabajos de catalogación. Pero la realidad es que aún no hemos encontrado nuestro sitio. […]

  • Una aplicación de la licencia Creative Commons » El Documentalista Enredado

    Miércoles, 22 de marzo de 2006 at 22:09 |

    […] Empresas documentales  – Enlace en este blog […]

  • moises

    Martes, 18 de septiembre de 2007 at 16:36 |

    hola,necesito ayuda de donde puedo encontrar trabajo o si me alludarais con un listado de empresas,soy documentalita.1 millon de gracias,haceis un trabajo formidable

  • Marcos Ros

    Miércoles, 19 de septiembre de 2007 at 09:38 |

    El Sedic publica un listado de empresas de servicios documentales:

    http://www.sedic.es/directorio_empresas.asp

    Creo que te resultará de interés.

  • Sergio

    Martes, 2 de octubre de 2007 at 19:46 |

    Hay un libro muy bueno sobre empresas documentales, de la autora: Ana María Cordón Arroyo”, en el que se encuentra una relación muy detallada de estas empresas.Este artículo parece “copiado” de este libro. Por si os interesa es de la editorial Trea y del 2004.

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