Empresas documentales

En un artículo reciente, que comentaba las conclusiones a las que se había llegado en la «Mesa sobre estrategia documental en las empresas«, organizada en Barcelona por la Asociación Española de Directivos (ADE), se contemplaba como la mejor opción, para organizaciones de todo tipo, la externalización de los procesos de digitalización y del tratamiento de la documentación empresarial.

La externalización de los servicios de digitalización documental permite que las empresas dediquen sus recursos económicos y humanos a aquellas tareas que se centran en el propio negocio, reduciendo además los costes derivados de los procesos documentales al evitar la necesidad de inversión en la tecnología y el know-how necesario.
Externalizar estos procesos elimina también los costes fijos de archivo, haciendo de todos los gastos derivados de la documentación empresarial costes predecibles y garantizando además al mismo tiempo la escalabilidad y la evolución tecnológica sin necesidad de continúas inversiones.

Pero este proceso de externalización de los servicios documentales, no sólo se produce en las organizaciones empresariales, ni sólo en los procesos de digitalización.

Las actividades vinculadas al ámbito de la información están sufriendo profundas transformaciones, las cuales afectan: a la producción de documentos, a su difusión, a su tratamiento y a su gestión. Y este cambio afecta tanto a las empresas, como a instituciones más tradicionales, como son bibliotecas y archivos. Esto ha dado lugar a la proliferación de empresas dedicadas a la gestión y al tratamiento de la información.

Estas «empresas documentales» , que han ido surgiendo en los últimos veinte años, han evolucionado siguiendo las nuevas tecnológicas y la aparición de nuevos soportes de información, que han cambiado las necesidades del mercado, lo que las ha llevado a especializarse y diversificar su oferta de servicios.

A continuación, se enumeran y describen brevemente los servicios más habituales que ofrecen las empresas documentales, teniendo en cuenta que éstas suelen especializarse en algunos de estos servicios y no ofrecen todos ellos.

• Digitalización.
• Gestión automatizada: todas las actividades tradicionales de tratamiento documental, pero realizadas de forma automatizada, es decir, la clasificación, la descripción, la gestión de transferencias, el control de depósitos, etc.
• Consultoría y auditoria: asesoramiento estratégico, asesoramiento tecnológico, auditoria de información.
• Equipamiento: proporcionan material para la gestión de sus archivos (cajas, etiquetas, etc.), así como hardware para la automatización de actividades (escáneres, cámaras digitales, etc.).
• Gestión electrónica de documentos: sistemas informáticos para gestionar y distribuir los documentos dentro de la organización, mediante bases de datos textuales y de imágenes. Integran la gestión documental en el marco de las actividades de las instituciones.
• Transmisión de información a través de Internet.
• Migración de datos: transferencia de información digital de una configuración de hardware y software a otra.
• Servicios técnicos: proporcionan productos informáticos, incluyendo, además, la asistencia técnica.
• Formación: normalmente estas empresas forman sobre sus propios productos, pero también hay empresas especializadas en formar sobre la gestión del conocimiento.
• Diseño y creación de páginas web.
• Servicios de custodia y conservación de documentos.
• Workflow: gestión de los flujos de trabajo que se producen en las empresas mediante el control del recorrido de los documentos.

Otros servicios que ofrecen las empresas documentales, en la actualidad, aunque en menor medida, son: microfilmación de documentos; tratamiento documental convencional, realizado de forma manual; certificación de documentos y firma electrónica; y hosting, u hospedaje de páginas, como una especie de depósito de archivo electrónico.