El Documentalista Enredado

Infonomía, Innovación, Análisis y Nuevas Tecnologías

Todos recordamos que cuando el edificio Windsor se incendió, transcendió que una de las principales empresas afectadas era la empresa auditora Deloitte. Desde el ámbito de la Documentación, nos preocupó que la empresa no hubiese desarrollado una política de gestión documental adecuada y que una gran parte de sus archivos hubiesen desaparecido calcinados por el fuego. Posteriormente, descubrimos que la empresa auditora poseía unos sistemas de copias de seguridad, de gestión documental en suma, que les salvó en gran parte de la catastrófica situación a la que se enfrentaban. Por supuesto que no sólo trabajaba en el edificio Windsor Deloitte, sino que había distintas firmas que también utilizaban sus instalaciones. Estas empresas sortearon el gran desastre como pudieron, sin embargo sobre ellas destacó Deloitte que supo y pudo continuar trabajando gracias la planificación que había desarrollado previamente.

La paradoja reside en que si bien las políticas desarrolladas Deloitte son impecables, no es así el caso de la administración pública, al menos la valenciana. En los últimos meses, se han venido sucediendo una serie de acontecimientos que han demostrado que la gestión documental en la Comunidad Valenciana es bastante ineficiente y apenas existe planificación a la hora de conducir políticas de gestión documental.

No es menos importante un documento de la administración pública, que los documentos que se deban presentar a la Comisión Nacional de Mercado de Valores, por ejemplo. Pero previamente, debemos introducir a la definición de documento de archivo desde una perspectiva profesional para poder comprender en toda su extensión la problemática que tratamos de introducir aquí hoy. Para ello, acudimos al artículo Archivística, archivo, documento de archivo… Necesidad de clarificar los conceptos de Francisco Fuster Ruiz que nos ofrece distintas visiones de la definición del Documento de Archivo:

El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.”

Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora:

  • Caracteres externos: “Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), …
  • Caracteres internos: … de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico…
  • Relación con la entidad productora: … producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”.

Los documentos de archivo administrativo tienen la peculiaridad que poseen un ciclo de vida y durante éste se van trasladando a distintas tipologías de archivo. Así disponemos de cuatro tipos de archivos, aunque pueden ser reducidos a tres:

  • Archivo de gestión
  • Archivo administrativo
  • Archivo intermedio
  • Archivo histórico

El desarrollo de los distintos sistemas archivísticos dentro de las comunidades autónomas es muy desigual. Por ejemplo, la Comunidad Valenciana todavía tiene pendiente la construcción de su archivo intermedio (Centro de archivo y logística) que se construirá en el polígono industrial de Riba-Roja del Túria y hoy se aprobaba en las Cortes Valencianas la ley de archivos. Como podemos imaginar, el vacío entre el archivo administrativo y el histórico tan sólo puede producir cierto caos.

El sábado 7 de mayo el diario El País, en su edición de la Comunidad Valenciana, recogía distintas fotografías de la Comisaría de Policía del Distrito Marítimo. Esta comisaría será la encargada de soportar la mayor parte del trabajo que se generará por el acontecimiento deportivo que se desarrollará en Valencia durante el 2007, la Copa del América de Vela. Las fotografías destacaban la carencia de medios que los policías debían de soportar, entre ellos que en “los archivos no cabe un legajo más”, así que los documentos se habían ido distribuyendo hacia otras dependencias de la comisaría, por ejemplo, los vestuarios.

Podría ser que la comisaría del Marítimo de Valencia fuese un caso aislado dentro del entramado de la administración pública. Sin embargo, a lo largo de un espacio relativamente corto, se han venido produciendo una serie de hechos que tienen un nexo en común: No se sabe qué hacer con los documentos o simplemente no existe gestión documental alguna.

1. Digitalización

El Ayuntamiento de Valencia dispone de una contrata para el servicio de grúa de la ciudad, a lo que no hay nada más que añadir. Sin embargo, una de las condiciones para poder acceder al concurso es la implantación de un sistema informatizado de gestión documental, pero parece ser que en el momento de la adjudicación de la contrata no se realizó una verificación de las condiciones que ofrecía la empresa. Desgraciadamente para el Ayuntamiento y para la empresa, comenzaron a denunciarse desapariciones inusuales de vehículos en Valencia. Así a finales de abril, transcendió la noticia de que cuando la grúa retiraba un coche y los propietarios trataban de recuperarlos, simplemente ya no estaban, habían sido desguazados.

La noticia levantó cierta inquietud dentro de la sociedad valenciana puesto que no era lógico que un vehículo, camión o coche, simplemente desapareciese sin llevar un lógico procedimiento administrativo. Ante las investigaciones que se desarrollaron a tenor de los acontecimientos, los concejales socialistas del PSPV trataron de acceder al registro de la empresa contratada pero:

La decepción no pudo ser mayor. «Hemos examinado unas carpetas con documentos internos de la contrata con unos listados hechos a mano por Servicleops», explicó el edil.
Estos documentos sólo informan «de la matrícula del camión que traslada los coches al garaje y,
en una segunda hoja, el listado con los pesos de los coches dispuestos para su achatarrado. No hay entre ellos ningún nexo de unión. Sólo la buena fe permite creer que los pesos se corresponden con la matrícula”

[…]
Este periódico pudo comprobar que las referencias a los vehículos son muy laxas: se alude a la marca, se menciona la matrícula del primer vehículo de una treintena de coches… Esta es la información que se remite para darles de baja en el impuesto de circulación que, lógicamente, no surte ningún efecto.

2. Buscando espacio para los fondos

Disponemos de más ejemplos de deficientes gestiones archivísticas en Valencia. De este modo, sin un archivo intermedio al que desplazar los fondos, sin una concreta planificación ni gestión documental, lo más probable es que los archivos de las instituciones crezcan de una forma exponencial, aún estando el sistema digitalizado, colmatando el espacio disponible para los legajos y expedientes. Ante esta situación, una solución de urgencia es la reubicación de los documentos más antiguos, es decir, los que se van a consultar en menor medida en otros lugares. Estos sitios pueden estar tanto dentro como fuera del edificio, sin embargo las desgracias nunca vienen solas y el fuego del Windsor, aquel que destrozó tantos documentos en Madrid, parece que se tomó su revancha aquí mismo.

Por supuesto que la planificación aquí no fue como la de Deloitte, y el daño que se ha producido en distintos incendios ha sido mayor

a. Internos

El incendio de la Conselleria de Territorio y Vivienda

El 28 de abril se declaró un incendio en el garaje de la Conselleria de Territorio y Vivienda lo que provocó un intenso humo, desde luego que el fuego no pasó a mayores y fue controlado en poco tiempo. El edificio fue desalojado y en cuanto los bomberos finalizaron su tarea, las reacciones políticas no tardaron en producirse. Fundamentalmente, este incendio puso de relieve dos carencias fundamentales dentro del edificio:

  1. Falta de prevención en edificios públicos
  2. Dejadez en la gestión de la documentación y el archivo

El interior del garaje de la conselleria tras el fuego. Como puede apreciarse en las imágenes, quedó totalmente calcinado. Además, el sindicato denunció que el garaje no sólo albergaba vehículos oficiales sino que se utilizaba como almacén de muebles y archivos, que también fueron pasto de las llamas.

b. Externos

Hospital de Gandia y documentos de Torrent

La gestión de la documentación clínica puede ser vital en muchas ocasiones, la documentación que guardan los hospitales en sus centros puede significar la vida o la muerte si no se recupera rápidamente un historial clínico. Pero los problemas también alcanzan a la gestión documental de este tipo de papeles de carácter sensible.

El 21 de abril de 2005 se denunció que el hospital Francesc de Borja de Gandia estaba trasladando historias médicas del centro hasta un local en Torrent donde son almacenadas. La denuncia puso de relieve el estado del archivo del centro hospitalario.

En el Hospital de Gandia se acumulan alrededor de 13.000 historias clínicas correspondientes a otras tantas personas que en algún momento de su vida han pasado por el hospital gandiense.

Desde el servicio de archivo del Francesc de Borja hace una década que se advierte del caos en la organización del mismo. «Allí hay miles de historias y se salta por encima de ellas en busca de una u otra», explica Antonio Agustí, de UGT. La informatización de todos los documentos ofrecería, además de poder consultarlos, agilizar su búsqueda. Desde la Conselleria de Sanidad se viene asegurando que se ha encargado un proyecto para su ampliación, pero que debería pasar por la informatización o la digitalización para situar el servicio en el siglo XXI.

El archivo del hospital es un auténtico caos, hasta el extremo de que en ocasiones es imposible encontrar el historial médico de algún paciente, una situación casi habitual. En ocasiones, se señala, ocurre dos o tres veces al día, lo que podría afectar incluso al normal funcionamiento del centro médico o, peor aún, que a un paciente no se le atienda con todo el conocimiento que de él dispone la sanidad pública.

El incendio de un almacén de Ciegsa

También a finales de abril de 2005, se declaró un incendio en una fábrica de mobiliario escolar situada en Alaquàs, no hubo heridos y, probablemente, el incidente no hubiese transcendido ni adquirido un mayor relieve hasta que se descubrió que la nave incendiada albergaba documentación de la empresa pública dedicada al cumplimiento del mapa escolar, es decir construcción de colegios públicos e institutos, Ciegsa (Construcciones e Infraestructuras Educativas de la Generalitat). Este desastre hizo que el nerviosismo se instaurara en los altos cargos de la Conselleria de Educación y Cultura de la Comunidad Valenciana casi inmediatamente.

El subsecretario de Educación y director general de Ciegsa, Máximo Caturla, instó a altos cargos a ser muy discretos con lo ocurrido. Responsables de la firma pública también fueron conminados a guardar silencio, según ha podido saber este diario. Se argumentó que cabía actuar con cautela para evitar que los proveedores se pusieran nerviosos. Algo que resulta chocante ya que existe un seguro que corre con todos los desperfectos.
[…]
Hasta ayer no trascendió que centenares de papeles fueron pasto de las llamas, según desveló a este diario la diputada socialista Ana Noguera, quien añadió que este suceso es la guinda al «cúmulo de irregularidades y escándalos que salpican a Ciegsa»

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  • Jon

    Jueves, 2 de junio de 2005 at 13:12 |

    Creo que la administración valenciana va necesitando que algún profesional de verdad vaya tomando las riendas de su sistema archivístico

  • Josepin

    Jueves, 2 de junio de 2005 at 13:51 |

    Técnicamente el Arxiu Central era nuestro archivo intermedio aunque con la lamentable planificación archivística que se ha hecho durante los últimos…mmm…20 años? es bastante normal que no sepamos ni donde estamos.
    En fin: para algo más de información sobre nuestros archivos, sírvase usted mismo: http://www.cult.gva.es/DAIT

  • Marcos Ros

    Jueves, 2 de junio de 2005 at 14:25 |

    Bueno, la idea era poner de relieve cuatro incidentes que habían saltado a los medios de comunicación valencianos en un breve lapso de tiempo. Ninguno de ellos está relacionado entre sí, sin embargo cada uno de ellos refleja la misma historia: Falta de espacio, políticas de archivo equivocadas o, simplemente, falta de seguridad. Obviamente, habrán archivos que se encontrarán en mejor situación que los aquí descritos, así como habrán otros en condiciones más lastimosas, pero no era el objetivo de este largo texto tratar de reunirlos a todos.

    Puede que aprobación de la Ley de Archivos por parte de las Cortes, que imagino que merecerá un artículo aquí mismo, o la construcción del Centro de Logística y Archivo al que hacía referencia el artículo mejore la situación.

    Esperemos que así sea.

  • Marcos Ros

    Viernes, 3 de junio de 2005 at 19:44 |

    Sí, sí lo que yo digo.

    Decreto de creación del archivo central de la Generalitat Valenciana y trabajos realizados en el archivo y situación.

    La puntilla:

    A pesar de la carència de personal, el fet principal d’esta etapa ha sigut la voluntat de creació i posada en funcionament d’un centre arxivístic on es conservara la documentació de la nostra Comunitat Autònoma i açò és allò realment important, perquè ha permés la incorporació de més de dihuit quilòmetres de documentació i el seu coneixement com s’aprecia en la guia que s’inclou en esta web.

  • El Documentalista Enredado » Deficiencias en la gestión archivística de la Administración Pública Valenciana - Aclaraciones /y 2

    Lunes, 6 de junio de 2005 at 19:53 |

    […] rchivado en: ByD

    En el artículo que publiqué la semana pasada sobre la situación archivística de la Administración de la Comunidad Valenciana, que ponía al […]

  • El Documentalista Enredado » Bloggers: ¿Vigilantes o vigilados?

    Domingo, 19 de junio de 2005 at 12:11 |

    […] as bitácoras. Así que no me extrañó que hace ya unas semanas cuando describí las distintas dificultades que posee la Administración pública valenciana con la gestión de su documen […]

  • El Documentalista Enredado » La Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana

    Domingo, 3 de julio de 2005 at 22:06 |

    […] na
    Publicado por: Maria Elena Mateo
    Tiempo de lectura: 5´00 minutos —

    Como ya adelantamos, el pasado 1 de junio se aprobó la Ley de Archivos de la Comunid […]

  • El Documentalista Enredado » Deficiencias en la gestión archivística de la Administración Pública Valenciana - 3

    Jueves, 11 de agosto de 2005 at 20:38 |

    […] Deficiencias en la gestión archivística de la Administración Pública Valenciana / 2 La Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana […]

  • El Documentalista Enredado » Cosmo Fishhawk: “Me he organizado”

    Domingo, 28 de agosto de 2005 at 16:53 |

    […] Leyendo uno de los últimos post de Marcos, que trata sobre las Deficiencias en la gestión archivística de la Administración Pública Valenciana, inmediatamente me ha venido a la mente esta tira cómica del gran dibujante Jeff MacNelly y de los dos cabezas de chorlito que protagonizan sus historias: Shoe, editor del diario “La Cotorra” y gran fumador de puros, y su mejor periodista, Cosmo Fishhawk, más conocido como “El Profesor”. […]

  • El Documentalista Enredado » La Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana

    Domingo, 28 de agosto de 2005 at 18:11 |

    […] Como ya adelantamos, el pasado 1 de junio se aprobó la Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana (DOGV 16/06/2005). Como toda ley, su análisis puede dar lugar a múltiples lecturas según el punto de vista, así que permitidme dar dos visiones muy distintas de lo que implica la aprobación de esta Ley de Archivos: una visión formal y de interés público/general; y otra más personal, como posible opositora a archivos valencianos. […]

  • El Documentalista Enredado » Bloggers: ¿Vigilantes o vigilados?

    Domingo, 28 de agosto de 2005 at 18:58 |

    […] Por poner un ejemplo sencillo sobre este cambio, y no es banal aunque se crea, consiste en que hasta ahora las empresas se preocupaban por seguir las informaciones que se publicaban sobre ellas en los periódicos, que se difundían en las radios o se transmitían en las televisiones. Incluso en ocasiones trataban de influenciar a los medios para que publicasen sus noticias, pero lentamente están percatándose que existe otro medio al que deben prestar atención y que puede llegar a poseer mayor potencialidad: las bitácoras. Así que no me extrañó que hace ya unas semanas cuando describí las distintas dificultades que posee la Administración pública valenciana con la gestión de su documentación y los desastres que este caos está generado, comenzaba recordando la situación en la que se había visto la auditora Deloitte después del incendio del edificio Windsor en Madrid. Posteriormente, siguiendo el log de nuestras visitas, descubrí que la propia empresa auditora nos había visitado comprobando lo que aquí se había dicho sobre aquel tema. […]

  • El Documentalista Enredado » Deficiencias en la gestión archivística de la Administración Pública Valenciana - Aclaraciones /y 2

    Domingo, 28 de agosto de 2005 at 19:05 |

    […] En el artículo que publiqué la semana pasada sobre la situación archivística de la Administración de la Comunidad Valenciana, que ponía algunos ejemplos de deficiencias en la gestión archivística en Valencia, yo no quería pecar de audaz, si es que esto es de alguna forma censurable, y tratar de ceñirme a lo quería transmitir. Yo no deseaba enfrascarme en definiciones terminológicas archivísticas y tan sólo centrarme en la denuncia de la situación que había provocado que distintos medios de comunicación recogiesen informaciones sobre el mal estado de algunos archivos. […]

  • (.....)

    Domingo, 23 de abril de 2006 at 08:11 |

    En el artículo que publiqué la semana pasada sobre la situación archivística de la Administración de la Comunidad Valenciana, que ponía algunos ejemplos de deficiencias en la gestión archivística en Valencia, yo no quería pecar de audaz, si es que esto es de alguna forma censurable, y tratar de ceñirme a lo quería transmitir. Yo no deseaba enfrascarme en definiciones terminológicas archivísticas y tan sólo centrarme en la denuncia de la situación que había provocado que distintos medios de comunicación recogiesen informaciones sobre el mal estado de algunos archivos.

  • Angelita CAstillo cAstillo

    Miércoles, 5 de julio de 2006 at 18:47 |

    es sumamente interesante la gran importancia de preservar nuestros documentos..asi mismo felicito por su publicación del cual muchas personas como yo inorbamos

    gracias y porfavor quisiera saber clasificación de estanterias y como iniciar una organización archivistica

  • Mariana

    Miércoles, 7 de mayo de 2008 at 20:55 |

    Ojalá pudieras ayudarme, necesito realizar dos artículos,uno de ellos debe tratar de archivos administrativos y otro debe de tratar de valoración documental

  • JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO.

    Lunes, 22 de septiembre de 2008 at 17:09 |

    HOJALA PUDIERAS AYUDARME, NECESITO URGENTE LA CODIFICACIÒN DE SERIES Y SUBSERIES VALIDAS PARA GESTIÒNN DOCUMENTAL EN ENTIDADES HOSPITALARIAS.

  • JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO.

    Lunes, 22 de septiembre de 2008 at 17:15 |

    NECESITO URGENTE DE TU VALIOSA AYUDA, PASOS METODOLOGICOS, ESPECIFICOS, PARA IMPLEMENMTACIÒN Y APLICACIÒN DE T.R.D. GGRACIAS.

    • Marcos Ros-Martín

      Martes, 23 de septiembre de 2008 at 09:17 |

      Siento decirte que no podemos ayudarte. No somos expertos en archivística.

      En cualquier caso, te recomiendo que te pases por esta página web y te pongas en contacto con su autor por si él te pudiese ayudar:

      http://archivista.wordpress.com/

  • El Archivo Hospitalario de “American Splendor” » El Documentalista Enredado

    Domingo, 1 de febrero de 2009 at 12:49 |

    […] hace más de 20 años no pudieran identificarse con los archivos actuales, pero teniendo en cuenta algunas noticias que os hemos hecho llegar y otras muchas que se oyen quizá las cosas no hayan cambiado tanto. Harvey Pekar, interpretado por […]

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