El Documentalista Enredado

Infonomía, Innovación, Análisis y Nuevas Tecnologías

Hace ya un tiempo, recogimos aquí distintas noticias que se habían ido sucediendo en los medios de comunicación de tirada regional valencianos concernientes a distintas deficiencias en el sistema archivístico valenciano. Por aquel entonces consideramos que la cadena de acontecimientos, desgraciados o no, que se habían sucedido en un periodo de tiempo tan estrecho eran únicos e irrepetibles. Sin embargo, no fue así. Poco después de hacernos eco de aquellas noticias, surgieron algunas más. En aquel entonces, debido a la estrechez temporal de los acontecimientos consideramos que no era necesario recoger un hecho aislado, pero esta vez, y puesto que se han producido unos cuantos más, creo que debemos hacerlo como hicimos en un primer momento.

El incendio en un almacén hospitalario

El hecho de que dos encapuchados asaltaron un almacén del Hospital de la Vila Joiosa el mes de junio de 2005 no podría pasar de ser anecdótico si no fuese porque posteriormente prendieron fuego al almacén, además de apuñalar al guarda. Según dijo entonces el Conseller de Sanitat de la Generalitat Valenciana, Vicente Rambla:

El almacén tenía envases de plástico, papel, material sanitario de uso común y poco valor, pero no productos farmacéuticos. Quizá los autores pensaban que había drogas. O simplemente querían robar. El fuego ha afectado también al departamento de administración del almacén, donde hay archivos contables, pero no historias clínicas.

Al principal grupo de la oposición todo esto comienza a olerle a chamusquina porque no es la primera vez que un almacén de documentos contables se incendia. En el artículo anterior ya recogimos que unos almacenes de Ciegsa situados en Alaquas habían ardido junto con cierta documentación contable, por lo que el Partido Socialista no pudo nada más que solicitar un inventario que contuviese una relación de la documentación quemada.

El Archivo Municipal de Moncada

Pero no debemos creer que la Generalitat Valenciana se despreocupa de sus documentos, de hecho dispone de un servicio de externalización de archivos a falta del Archivo Central que debería estar ya construido como ya comentamos. Por ejemplo, para el Archivo Judicial de la Comunidad Valenciana, que funciona como depósito auxiliar de la Ciudad de la Justicia valenciana, la Generalitat tiene alquiladas las instalaciones a razón de 400.000 € anuales; sin embargo las deficiencias son múltiples.

En diciembre de 2004, el sindicato de Comisiones Obreras denunció el lamentable estado en el que se encontraban las instalaciones:

«Se amontonan miles de expedientes para expurgar entre goteras, basura y cucarachas»

La denuncia advertía de «filtraciones, constantes y a chorro, que producen charcos y mojan los expedientes en todas las dependencias, Además, el exceso de humedad es tal que hay columnas completamente enmohecidas debido a las filtraciones de agua».

También denunciaban las «montañas de expedientes metidos en cajas apiladas que son un verdadero caldo de cultivo para la proliferación de insectos y roedores». CC OO explicaba que «no existe ningún tipo de limpieza, y hay una presencia masiva de cucarachas, pulgas, ratas y todo tipo de insectos».

El Archivo Judicial parece ser un lugar muy interesante para trabajar como pudo comprobar la inspección de trabajo que visitó las instalaciones y dio un plazo de tres meses a la Conselleria de Justicia para que acondicionase las naves. De esta forma, el inspector reseñó en su informe:

Destaca la existencia de estanterías sin anclar y largueros doblados, y que las escaleras para acceder a las estanterías son cortas y manuales, con el riesgo de caída para el personal.

La única escalera con plataforma carece de estabilidad, frenado de ruedas y no esta certificada. El altillo en la nave de Piezas de Convicción también carece de protección perimetral, existiendo riesgo de caída desde una altura de 3,5 metros.

Otras deficiencias son las bajas temperaturas en invierno y altas en verano, la ventilación y aireado de naves y almacenes, espacios con total falta de iluminación e imposibilidad para llevar a cabo la identificación y selección de expedientes. También existe cableado eléctrico a nivel de suelo con riesgo de rotura, que pueden generar contacto eléctrico directo y, además, las pantallas de luz están sin la envolvente.

Por último, el inspector exige un programa de limpieza periódica, una evaluación de riesgos, un plan preventivo y un plan de autoprotección.

Las historias clínicas sin protección

La Ley básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, que entró en vigor el pasado día 15 de mayo de 2003 dispone entre las obligaciones previstas, que han de cumplir centros y Administraciones sanitarias, las siguientes:

  • El archivo las historias clínicas, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.
  • El establecimiento de mecanismos que garanticen la autenticidad del contenido de la historia clínica y de los cambios operados en ella, así como la posibilidad de su reproducción futura.
  • La adopción de medidas técnicas y organizativas adecuadas para archivar y proteger las historias clínicas y evitar su destrucción o su pérdida accidental.
  • La implantación de un sistema de compatibilidad que, atendida la evolución y disponibilidad de los recursos técnicos, así como la diversidad de sistemas y tipos de historias clínicas, posibilite su uso por los centros asistenciales de España que atiendan a un mismo paciente, en evitación de que los atendidos en diversos centros se sometan a exploraciones y procedimientos de innecesaria repetición.

Pues bien, este mes se publica que un informe realizado por el Tribunal de Cuentas revela importantes deficiencias en el sistema de archivo de historias clínicas en el Hospital Universitario La Fe en los ejercicios de 1999 y 2000 que pusieron en entredicho la seguridad, integridad, calidad y confidencialidad que debe regir la gestión de estos expedientes. La noticia publicada esta semana recogía que el informe de fiscalización del Tribunal abarcaba la contratación celebrada en 1999 y 2000 para el archivo, depósito, custodia y gestión de historias clínicas en una muestra de hospitales públicos de España. Para el caso del Hospital Universitario la Fe de Valencia:

El informe describe una situación «de falta de unidad, dispersión y bajo grado de informatización»de estos archivos y destaca que a pesar de la «deficiente situación de todos ellos», las comisiones de historias clínicas encargadas de velar por la calidad de estos documentos apenas celebraron reuniones.

[…]

El Tribunal comienza afirmando que la pluralidad de archivos e historias y la dispersión «son circunstancias que difícilmente pueden coadyudar a la preservación delos principios de seguridad, integridad, calidad y confidencialidad».

Acto seguido detalla los fallos detectados. Califica de «claramente ineficaz» la coordinación de los archivos y destaca que las historias no están informatizadas ni digitalizadas.

Aunque se constató que el Hospital inscribió los ficheros automatizados de datos de carácter personal en el registro de la Agencia de Protección de Datos, la empresa que gestionaba el archivo externo no lo hizo. Y ello, a pesar de que utilizaba un fichero propio que incluía la identificación del paciente.

Además, el hospital no realizó auditorías de las acciones de los usuarios sobre las bases de datos aduciendo razones de insuficiencia técnica. Por otro lado, el nivel de seguridad establecido para la protección del fichero fue el básico cuando entonces «cuanto menos deberían estar implantadas las de nivel medio»

Más información:

Deficiencias en la gestión archivística de la Administración Pública Valenciana / 2
La Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana

Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación (3) - Las carpetas del cortar y pegar (1954-1972) arrow-right
Siguiente entrada

arrow-left Cien años de la enciclopedia universal ilustrada
Entrada anterior

  • rda

    Sábado, 13 de agosto de 2005 at 12:04 |

    ¿que se puede decir de esta noticia? Lo primero que no es Valencia un caso aislado y es mas bien un botón de una muestra…Todo lo que es archivo en las dependencias sanitarias se caracteriza ademas de guardar los adornos navideños de los directores, por ser el lugar donde se mete la documentación. Al igual que las escobas en su correspondiente cuarto. Bueno, tendrá que salir ardiendo (una vez más) para valorar lo que hay y tomar medidas apropiadas. En Galicia en mayo de 2004 salió ardiendo un almacen de historias clínicas amplio, pero, no problem: los responsables dijeron que estaban todas digitalizadas pero que cada uno llevara los documentos que tuvieran por casa… ¡la bomba!. En Valencia si están tan descuidados los archivos no os preocupeis que seguro que está todo digitalizado (que bien suena) y cada uno tiene en su casa su historia clínica, yo la tengo al lado del libro de familia. dios salve a los documentalistas! RDA JMC. No cambieis

  • Maria Elena Mateo

    Domingo, 14 de agosto de 2005 at 09:37 |

    Lo malo de todo este asunto es que parece que este tipo de noticias sólo nos interesa a los profesionales que nos dedicamos a tratar la información.
    Pero no hay que olvidar que los primeros perjudicados en este tipo de negligencias son los ciudadanos, que ven de esta forma atacados sus derechos (confidencialidad), ya que la información que la Administración tiene sobre nosotros es demasiado importante para que sufra una falta de atención y seguridad tan grave por su parte.

  • J

    Viernes, 19 de agosto de 2005 at 00:22 |

    Las empresas que externalizan el archivo son una solución rápida y eficaz. Pero que garantias tienen? Recordemos que trabajan con documentación pública que según las leyes deben conservar las mismas administraciones, en ningún caso se habla de exportar los documentos por un módico precio (90 centimos la caja en la que entran tres archivadores). Aunque claro tal como están las cosas…no se que es mejor

  • Luz Mara Zapata

    Jueves, 19 de julio de 2007 at 18:39 |

    Bueno el documento en cuanto a lo que tiene que ver con los archivos y al buen uso de ellos, a propósito cuanto tiempo se debe guardar una historia clínica y médica?.

    Gracias por el beneficio que prestan.

Usamos Cookies - Utilizando este sitio o cerrando este mensaje aceptas nuestra política de Cookies.
Aceptar Cookies
x