El Documentalista Enredado

He de decir que me ha sorprendido gratamente el artículo Cuando la información nos desborda, publicado en el Diario Levante-EMV del 10 de octubre de 2004 (2ª Página), de Santiago Ferris de la empresa Omnia Auditora, puesto que apunta ciertos aspectos de la Gestión de la Información en las Organizaciones que ya apuntó Alfons Cornellá en su libro Infonomía.com y, anteriormente, Los recursos de la información. Teniendo en cuenta que este artículo se publica dentro de un medio de comunicación regional y, a su vez, dentro de una sección que se publica semanalmente, el regocijo debe de ser doble.

En el citado artículo, y no me voy a extender puesto que habla por sí mismo, se señalan varios aspectos clave:

1. Los directivos, los estrategas del marketing e, incluso, aquellos más ligados a la prestación de servicios o a la producción de bienes, simplemente están desbordados por la cantidad de información disponible.

Y no sólo estamos desbordados por la información procedente del exterior. La información interior también ha crecido de forma espectacular, simplemente porque los negocios se han hecho mucho más complejos de gestionar y su operativa involucra a más partes: empresas de externalización de la formación, prevención de riesgos laborales, limpieza de locales y oficinas, transporte y distribución, ciertas partes o piezas en la cadena de montaje… los ejemplos son innumerables.

Estos problemas son extensibles tanto para las pymes como para las grandes empresas.

Ante esto, las empresas pueden:

Todas las empresas, sin excepción, deben gestionar de alguna manera esta complejidad. Necesitan de sistemas de información que les faciliten sus flujos de trabajo: la creación, revisión y aprobación de sus procedimientos y el uso de formularios electrónicos y sistemas de mensajería interna y externa que agilicen sus procesos de prestación de servicio a los clientes.

Y lo mejor de todo:

Pero no nos engañemos, ninguna herramienta tecnológica, por sofisticada que sea, puede garantizar por sí misma la solución de un problema de gestión. Es preciso tener en cuenta la variable humana: los usuarios. En el éxito de la implantación será clave la realización de los procesos de formación y habituación necesarios para producir un cambio cultural en la organización. Será también necesario realizar un análisis previo crítico por parte de la dirección de la empresa y de los consultores especializados en gestión documental y del conocimiento.

Lo que surge tras esto es la cuestión: ¿a qué estamos esperando los documentalistas?