El Documentalista Enredado

Infonomía, Innovación, Análisis y Nuevas Tecnologías

3. Revisión de la información recogida

Una vez que se ha desarrollado las distintas entrevistas con los responsables de área, se debe preparar un documento como puesta en común de la información recogida para discutir las conclusiones con ellos. En este documento, se recogerán sus impresiones, las posibles dificultades a la hora de cubrir sus necesidades de información tanto interna como externa que hayan podido detectar, así como el establecimiento de acciones de mejora en la comunicación entre los distintos departamentos.

De esta manera, se les reunirá a los responsables de área en forma de grupos de enfoque (focus groups) para revisar todo aquello que se ha apuntado en las entrevistas previas y, también, para recoger aquello que se haya podido pasar por alto durante las entrevistas o aquello que se considere como erróneo. Obviamente, estos informes se deberán de entregar de una forma previa a la reunión para que los responsables de área dispongan del tiempo necesario para su revisión y para que la reunión pueda ser mucho más rica en contenidos.

La revisión de toda la información y la publicación de los informes correspondientes puede abarcar un mes.

4. Confección de un cuestionario

Tras la reunión conjunta con los responsables de área, dependiendo de la información recogida y si se llega a considerar necesario, se puede realizar la confección de un cuestionario que deberá ser rellenado por los trabajadores que se crean pertinentes. En este momento, podemos considerar que dentro de una organización tenemos dos tipologías de trabajadores: Técnico y administrativo.

Las necesidades de información de uno y de otros son distintas. De este modo, si bien el personal técnico puede necesitar información científica y técnica (Normativa, patentes, legislación, artículos científicos y monografías); el personal administrativo a pesar de ser trabajadores poco intensivos en sus necesidades de información pueden llegar a considerar o tener necesidad de implementar un sistema de gestión documental para la mejora de procesos. Por ello, no debemos descuidarlos a pesar de que la detección de sus necesidades sea mucho más complicada de encontrar que en el primer caso.

La confección de un cuestionario no es tampoco sencilla. El concepto de información no es percibida de igual forma por una persona u otra. Información, fuente de información y documento pueden ser considerados de forma radicalmente distinta dependiendo de la persona y su formación, y por ello las preguntas deben ser lo suficientemente claras y directas para que las contestaciones agregadas no sean ambiguas o se neutralicen las unas con las otras.

La tipología de pregunta o cómo se va a abordar cada bloque también es vital. Si planteamos preguntas cerradas puede que no demos margen a los encuestados para contestar con libertad y con la realidad, sin embargo las preguntas abiertas o el exceso de ellas puede que los cansen y que deseen terminar rápido por lo que la información recogida puede que no sea suficiente.

La etapa de confección de un cuestionario es costosa y debe ser revisada con testeos de usuarios para comprobar su agilidad, si las preguntas están lo suficientemente claras para ser contestadas sin el tutelaje de un experto. Todo el proceso puede dilatarse unos tres meses.

5. Tabulación y tratamiento de datos

El tratamiento de los datos y qué herramientas informáticas se van a usar también son aspectos a considerar durante la confección del cuestionario. Si se realizan preguntas cerradas las contestaciones serán mucho más fáciles de tratar aunque deberemos tener presentes las variables a abordar, si por el contrario se realizan preguntas abiertas, se deberá realizar un trabajo de normalización de respuestas que dilatarán el proceso de tratamiento y resultará mucho más costoso, aunque las respuestas más ricas.

Obviamente, la digitalización de las respuestas nos permitirá ser mucho más agiles cuando se redacten los informes aunque también deberemos tener presente cómo deseamos almacenar esa información. La confección de una base de datos con los cuestionarios es interesante, aunque el proceso de digitalización es mucho más lento, además de que el diseño de la base de datos puede ralentizar el proceso. Por otra parte, se debe saber con anterioridad qué es lo que se quiere saber y cómo se quiere saber (Cómo se van a realizar las consultas dentro de ella) para poder extraer la información de forma efectiva.

El trabajo de tabulación y tratamiento de los datos recogidos en los cuestionarios puede dilatarse durante dos a tres meses.

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