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Tag: Gestión del Conocimiento

Memex, una propuesta de proto-hipertexto

Si lo hubiésemos leído en cualquier relato de algún autor clásico de ciencia-ficción, no hubiese pasado de una anécdota literaria; pero Vannebar Bush se tomó muy en serio la descripción de su máquina Memory – Extender (MEMEX). En la descripción de esta máquina, se aportaba una primera idea de cómo un documento podría ser unido con otro para su recuperación mecánica. La idea fue difundida en un artículo en The Atlantic Monthly en 1945 bajo el título As We May Think, aunque el autor comenzó a trabajar en el texto seis años antes, en 1939. En el documento, Bush se planteaba cómo se estaba gestionando la información en aquella época y cómo se podría hacer más accesible.

Inspirado por Paul Otlet, Bush consideraba que los métodos utilizados para transmitir y revisar los resultados de la investigación no eran los más adecuados. De hecho, consideraba que la cantidad y el volumen de la información que se generaba en aquel momento era tal que no se podía gestionar adecuadamente. Por ello, proponía un dispositivo que permitiese gestionar la información y que evitase en buena medida la sobrecarga de información (infoxicación). Con su Memex, las personas podrían comprimir y almacenar todos sus libros, registros y comunicaciones, además de gestionarlos.

A memex is a device in which an individual stores all his books, records, and communications, and which is mechanized so that it may be consulted with exceeding speed and flexibility. It is an enlarged intimate supplement to his memory.

It consists of a desk, and while it can presumably be operated from a distance, it is primarily the piece of furniture at which he works. On the top are slanting translucent screens, on which material can be projected for convenient reading. There is a keyboard, and sets of buttons and levers. Otherwise it looks like an ordinary desk.

Esquema del MEMEX de Bush

Bush consideraba que su aparato podría extender la memoria de las personas – de ahí su nombre -, podría ser consultado con velocidad y flexibilidad. El soporte elegido por el investigador era el microfilm. De este modo, creía que todos los registros debían ser almacenados en ese soporte, ya se tratase de materiales adquiridos o materiales introducidos por el autor. El Memex permitía al usuario «fotocopiar» aquellos contenidos que desease e integrarlos dentro del sistema.

Tal vez, lo más interesante conceptualmente era que sugería un sistema de clasificación que podría ser considerado como un sistema proto-hipertextual. El aparato facilitaba un tipo de indexacion asociativa a través del que cualquier elemento podría llevar a otro mediante la voluntad del usuario y los senderos (trails) que defina. Según Bush, el usuario tiene que indexar un documento o imagen mediante un código que se registrará en un libro de forma independiente y que facilitará la recuperación de información. El autor no describe en ningún momento un sistema de recuperación automática, ni esquemas de metadatos universales como una clasificación bibliotecaria.

The essential feature of the memex [is] the process of tying two items together… When the user is building a trail, he names it in his code book, and taps it out on his keyboard. Before him are the two items to be joined, projected onto adjacent viewing positions. At the bottom of each there are a number of blank code spaces, and a pointer is set to indicate one of these on each item. The user taps a single key, and the items are permanently joined… Thereafter, at any time, when one of these items is in view, the other can be instantly recalled merely by tapping a button below the corresponding code space.

El concepto del Memex se considera como una de las ideas semilla de lo que vendría a posterior cuando se empezó a diseñar Internet en primera instancia y la Web en segunda, evolucionando esa concepción de trail el hiperenlace y el hipertexto que verían la luz varias décadas después.

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Chief Disruption Officer (CDO), ¿la Inteligencia Competitiva en el club de las Cs?

Debido ya no sólo a la competitividad de las empresas, si no también al cambio del tipo de consumidor y sus exigencias, las empresas se enfrentan a escenarios más cambiantes en breves más cortos de tiempo y menos predecibles. Las disrupciones en el mercado se suceden en distintos ámbitos y algunos consideran que empieza a ser necesaria la emergencia de una nueva figura dentro de las empresas capaz de gestionarlos. Aunque también es cierto que algunos consideran que el top de las empresas empieza a estar demasiado poblado con la delimitación de tantas funciones.

Las empresas se enfrentan cada vez más a hechos disruptivos que si no son detectados a tiempo pueden poner en peligro la viabilidad económica de las mismas. Uno de los clásicos ejemplos de una disrupción de un mercado es el de Kodak. La empresa norteamericana bien pudo anticiparse a un cambio en el mercado fotográfico cuando éste asimiló la imagen digital frente a la analógica. De hecho, Kodak poseía una buena cantidad de patentes referentes a la fotografía digital gracias a un esfuerzo de I+D sobre ella. Sin embargo, prefirió situarse dentro de una zona de confort, dentro de un mercado que conocía (el carrete fotográfico), y su futuro pasó a la historia.

Pero no solamente los productos hacen que un modelo de negocio quede obsoleto, sino también los cambios socioeconómicos. Hoy en día, los consumidores no quieren ser ignorados y son plenamente conscientes de que la competencia o un producto sustitutivo se encuentra a un clic de distancia. Las nuevas generaciones, al contrario ya no de sus padres sino casi de sus hermanos, ya no disponen del concepto de propiedad. Quieren usar, pero no tienen la necesidad de poseer. Véase por ejemplo el caso de Spotify en el sector musical.

Por ejemplo, el sector servicios está sufriendo en sus propias carnes la gran transformación que está suponiendo la economía de la colaboración. En este caso, la disrupción proviene de la asimilación y aceptación social de modos alternativos de transporte como es el que ofrece Blablacar (compartir coche) y que ya ha puesto en alerta a las empresas de transporte españolas por la laminación que ya está provocando en sus ingresos.

Hasta hoy, el término disruptivo poseía cierta connotación negativa. Las palabras confusión, desorden o caos bien podrían ser los sinónimos más próximos, pero la disrupción en cuanto se observa desde un punto de vista de la innovación cambia su significado hacia términos más positivos. Los usuarios tienen nuevas necesidades, utilizan otros medios para comunicarse y compartir ideas, acceder a nuevas tecnologías y las empresas deben saber adaptarse a estos cambios no tan deseados por ellas.

En el contexto de la innovación, la disrupción se intenta usar desde este punto de vista como algo que se encuentra en movimiento, dando un paso más allá de la mera innovación que constituiría un término mucho más estático, el de puramente de las ideas. Las disrupciones se suceden a distintos niveles y contínuamente ya sean sociales, políticas, económicas o de marketing. Las organizaciones deben ser conscientes del entorno completamente cambiante de ello y algunos ya empiezan a sugerir que los Chief Disruption Officer (CDO) deberían comenzar a hacerse un hueco en ellas (algunos sugieren incluso que deberían denominarse Chief Innovation and Disruption Officer), aunque parece que el club de las Cs de las empresas empieza a estar bastante concurrido.

En cualquier caso, no está de más recordar las palabras de Tim Cook (CEO de Apple) sobre la innovación y las empresas.

Creativity and innovation are something you can’t flowchart out. Some things you can, and we do, and we’re very disciplined in those areas. But creativity isn’t one of those. A lot of companies have innovation departments, and this is always a sign that something is wrong when you have a VP of innovation or something. You know, put a for-sale sign on the door.

Everybody in our company is responsible to be innovative, whether they’re doing operational work or product work or customer service work.

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La innovación se hace en los pasillos

Siendo sinceros, el biopic cinematográfico de Steve Jobs protagonizada por Ashton Kutcher, jOBS (2013), no es un producto excesivamente entretenido . A mediados de la película, la narración se va haciendo cada vez más soporífera y aburrida, lo que me lleva a compararla a la otra «gran» película sobre Jobs en la que lo encarnaba Noah Wyle, Piratas de Silicon Valley (1999), donde se narra el nacimiento de las dos grandes empresas de la informática de consumo del siglo XX (Apple y Microsoft). Sin embargo, el Jobs de Kutcher posee destellos del carácter del Jobs auténtico, pequeños guiños que nos permiten comprobar cómo era y cómo pensaba el otro genio de la manzana.

Uno de ellos es el grito de socorro que lanza a Steve Wozniak mientras está trabajando en Atari para que finalice un juego. En Atari, acaba trabajando por las noches porque sus compañeros se quejaban de su olor corporal y Jobs aseguraba que deseaba un proyecto para él solo. Wozniak acabaría el juego planteado por Jobs y marcaría el inicio del tándem inicial de Apple. La película también muestra el instinto empresarial y negociador de Jobs, junto a esa capacidad de distorsionar la realidad que tan buenos réditos daría a Apple en el futuro.

Pero, posiblemente una de las mejores secuencias de la película es cuando se muestra el retorno de Jobs a Apple. En aquel momento, Apple es una empresa en apuros y hundida. Aparentemente ha perdido su magia y su capacidad de diseñar buenos productos. Al reincorporarse a Apple, más bien durante las negociaciones para su reincorporación, Jobs se apresta pasearse por los pasillos y visitar algunos de sus departamentos. Es en ese momento cuando conoce a Jonathan Ive que se convertiría en el segundo abordo a la hora de diseñar los nuevos productos de Apple (algunos fuertemente inspirados en la compañía alemana Braun y su diseñador Dieter Rams). Es en esa escena donde Jobs descubre elementos de resistencia hacia la la deriva de la empresa y de innovación que aparentemente Apple había abandonado junto a un compromiso hacia la marca.

“El sistema es que no hay sistema. Esto no significa que no tengamos un proceso. Apple es una empresa muy disciplinada y tenemos grandes procesos. Pero esto no es de lo que se trata. Los procesos te hacen más eficiente. Pero la innovación viene de la gente que se reúne en los pasillos y que se llama a las 22:30 para contarse una nueva idea.”

Steve Jobs sobre la innovación.

Steve Jobs se mezcló con los trabajadores y les preguntó qué estaban haciendo y cómo podían mejorar la empresa. Esto nos debe llevar a considerar que la información necesaria para innovar dentro de una organización, de ser más competitiva se encuentra ya dentro de ella. Sólo hay que saber establecer una red de conocimiento despojada o libre de algunas cargas procedimentales y fomentar el intercambio de ideas que sirva para la toma la generación de ideas y de la toma de decisiones efectiva.

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Tipologías de auditorías basadas en la información

Basándonos en las distintas metodologías desarrolladas para la gestión de la información en las organizaciones, podemos clasificar cada una de ellas en distintos niveles dependiendo de la profundidad en la que se entra para la gestión de los datos, información y conocimiento dentro de las organizaciones. De esta forma, podemos resumir las distintas auditorias basadas en la información en las siguientes tipologías:

  • La auditoria de sistemas de información investiga la manera en que las herramientas tecnológicas son usadas para gestionar los recursos de información.
  • La auditoria de la comunicación porque se centra en los flujos de información organizacionales.
  • El mapeo de la información (Information Mapping) se centra en la identificación y uso de los recursos informativos de la organización.
  • La auditoria de la información que consiste en el análisis sistemático de los recursos de la información, su uso, los flujos y su gestión dentro de la organización.
  • La auditoria del conocimiento, la gestión del conocimiento es el más alto nivel de gestión de la información y lógicamente es el siguiente paso tras la realización de una auditoría de información y el desarrollo de la gestión de la información dentro de una organización.
  • La auditoria de la inteligencia por su relación entre la gestión de la información y el conocimiento.

BOTHA, H.; BOON, J.A. The information audit.: Principles and guidelines. En Libri 2003 (53) pp. 23-38

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La amnesia corporativa

La Amnesia Corporativa ocurre cuando las organizaciones, literalmente, olvidan cómo se hacen ciertas cosas o no saben que pueden realizar ciertas tareas debido a una mala gestión del conocimiento. Es decir, la Amnesia Corporativa sucede de dos formas:

  1. Cuando un empleado abandona la organización, por el motivo que sea, y sólo él disponía de los conocimientos de cómo se debían realizar ciertas tareas o procedimientos.
  2. La no existencia de comunicación entre los distintos departamentos y, por lo tanto, que se destinen recursos para solucionar problemas que desde otros departamentos ya se habían solucionado.
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Los wikis en las empresas

Los wikis no son las mejores herramientas para gestionar conversaciones internas y/o externas de una empresa, para eso están los blogs, pero sí son de gran ayuda para gestionar el conocimiento de una empresa y almacenar todo tipo de documentos de un proyecto con sus correspondientes fases, decisiones internas y resoluciones. […] Detallamos a continuación varios posibles usos de los wikis en el mundo empresarial:

  • Wiki interno dentro de una empresa para el intercambio de ideas de trabajo, unidades de negocio, etc.
  • Creación del manual de bienvenida de nuevos empleados en formato wiki para actualizar colectivamente todas las secciones del mismo.
  • Creación de wikis por proyecto para que los empleados puedan generar y actualizar documentos e información relacionados con la documentación de un proyecto.
  • Los wikis son una buena herramienta dentro de un plan de marketing interno, ya que permiten una mayor comunicación entre la empresa y el empleado.
  • Wikis de atención al cliente con un listado actualizado de las principales preguntas y respuestas.
  • Wikis de producto con todas sus funcionalidades, características, precios, opiniones de clientes, etc.
  • Agenda de reuniones en formato wiki con el fin de generar encuentros más participativos.

CELAYA, Javier; HERRERA, Pau. Comunicación Empresarial 2.0. Barcelona: Grupo BPMO, 2007. P. 143-144

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Inteligencia Competitiva & Gestión del Conocimiento

La Inteligencia (Competitiva) se ocupa de captar la información estratégica del exterior de la empresa, con un propósito anticipativo. La Gestión del Conocimiento se orienta, sobre todo, a inventariar y organizar los conocimientos acumulados en el pasado de forma que puedan ser compartidos. Ambos enfoques son complementarios por lo que su fusión es inminente.

ESCORSA, Pere; MASPONS, Ramón. De la Vigilancia Tecnológica a la Inteligencia Competitiva. Madrid: Prentice Hall, 2001.

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