Mes: febrero 2012

6. Confección informe

El informe debe enfocarse hacia la comprensión de las necesidades de información no cubiertas por la organización hacia sus áreas. De esta manera, el texto a redactar debe reflejar los flujos de trabajo y de comunicación entre los distintos departamentos de la organización de forma particular, aunque también se debe de realizar un informe de una forma global.

El documento debe de realizar unas propuestas de mejora tanto de las necesidades de información externas no cubiertas como aquella información interna que no llega o que es percibida como insuficiente por los miembros de la organización. En este momento, deberíamos realizar hincapié en la información que se pone a disposición de los miembros de una organización just in case o just in time, es decir, tratando de abarcar el máximo de áreas posibles sin saber a ciencia cierta cuándo y qué cantidad de información va a ser utilizada por los miembros de la organización o siendo conscientes de sus necesidades tratar de cubrir de forma específica las necesidades de información que resulten más productivas.

Este trabajo es un trabajo global en el que han participado innumerables miembros de la organización, por lo que se realizará una presentación en la que se explicará a los miembros de la organización los principales hallazgos, así como las acciones de mejora que se plantean desarrollar. La confección de los distintos informes dependiendo de la profundidad y alcance dentro de la organización de los mismos será una tarea que puede abarcar entre dos y tres meses.

7. Acciones a desarrollar y evaluación continua

La Auditoría debe desembocar necesariamente en una acción. Ya se trate de la implementación de una herramienta informática para la mejora de la comunicación interna o externa como el desarrollo de acciones de otra índole. Es necesario recalcar que se debe realizar una evaluación continua de las necesidades de la información que desarrolle en un futuro la organización. Para ello, se concretarán una serie de acciones que no tienen porqué pasar necesariamente por una acción tan amplia como la anteriormente descrita, sino más bien las entrevistas con los distintos responsables de área de forma anual, para volver a realizar una Auditoría de Información completa de forma quinquenal.

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3. Revisión de la información recogida

Una vez que se ha desarrollado las distintas entrevistas con los responsables de área, se debe preparar un documento como puesta en común de la información recogida para discutir las conclusiones con ellos. En este documento, se recogerán sus impresiones, las posibles dificultades a la hora de cubrir sus necesidades de información tanto interna como externa que hayan podido detectar, así como el establecimiento de acciones de mejora en la comunicación entre los distintos departamentos.

De esta manera, se les reunirá a los responsables de área en forma de grupos de enfoque (focus groups) para revisar todo aquello que se ha apuntado en las entrevistas previas y, también, para recoger aquello que se haya podido pasar por alto durante las entrevistas o aquello que se considere como erróneo. Obviamente, estos informes se deberán de entregar de una forma previa a la reunión para que los responsables de área dispongan del tiempo necesario para su revisión y para que la reunión pueda ser mucho más rica en contenidos.

La revisión de toda la información y la publicación de los informes correspondientes puede abarcar un mes.

4. Confección de un cuestionario

Tras la reunión conjunta con los responsables de área, dependiendo de la información recogida y si se llega a considerar necesario, se puede realizar la confección de un cuestionario que deberá ser rellenado por los trabajadores que se crean pertinentes. En este momento, podemos considerar que dentro de una organización tenemos dos tipologías de trabajadores: Técnico y administrativo.

Las necesidades de información de uno y de otros son distintas. De este modo, si bien el personal técnico puede necesitar información científica y técnica (Normativa, patentes, legislación, artículos científicos y monografías); el personal administrativo a pesar de ser trabajadores poco intensivos en sus necesidades de información pueden llegar a considerar o tener necesidad de implementar un sistema de gestión documental para la mejora de procesos. Por ello, no debemos descuidarlos a pesar de que la detección de sus necesidades sea mucho más complicada de encontrar que en el primer caso.

La confección de un cuestionario no es tampoco sencilla. El concepto de información no es percibida de igual forma por una persona u otra. Información, fuente de información y documento pueden ser considerados de forma radicalmente distinta dependiendo de la persona y su formación, y por ello las preguntas deben ser lo suficientemente claras y directas para que las contestaciones agregadas no sean ambiguas o se neutralicen las unas con las otras.

La tipología de pregunta o cómo se va a abordar cada bloque también es vital. Si planteamos preguntas cerradas puede que no demos margen a los encuestados para contestar con libertad y con la realidad, sin embargo las preguntas abiertas o el exceso de ellas puede que los cansen y que deseen terminar rápido por lo que la información recogida puede que no sea suficiente.

La etapa de confección de un cuestionario es costosa y debe ser revisada con testeos de usuarios para comprobar su agilidad, si las preguntas están lo suficientemente claras para ser contestadas sin el tutelaje de un experto. Todo el proceso puede dilatarse unos tres meses.

5. Tabulación y tratamiento de datos

El tratamiento de los datos y qué herramientas informáticas se van a usar también son aspectos a considerar durante la confección del cuestionario. Si se realizan preguntas cerradas las contestaciones serán mucho más fáciles de tratar aunque deberemos tener presentes las variables a abordar, si por el contrario se realizan preguntas abiertas, se deberá realizar un trabajo de normalización de respuestas que dilatarán el proceso de tratamiento y resultará mucho más costoso, aunque las respuestas más ricas.

Obviamente, la digitalización de las respuestas nos permitirá ser mucho más agiles cuando se redacten los informes aunque también deberemos tener presente cómo deseamos almacenar esa información. La confección de una base de datos con los cuestionarios es interesante, aunque el proceso de digitalización es mucho más lento, además de que el diseño de la base de datos puede ralentizar el proceso. Por otra parte, se debe saber con anterioridad qué es lo que se quiere saber y cómo se quiere saber (Cómo se van a realizar las consultas dentro de ella) para poder extraer la información de forma efectiva.

El trabajo de tabulación y tratamiento de los datos recogidos en los cuestionarios puede dilatarse durante dos a tres meses.

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Las auditorías de información son quizá uno de los mayores retos que se pueden enfrentar los profesionales de la información que trabajan en las organizaciones. La  auditoría de la información  consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora dentro de ella.

Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno. También es interesante realizar una recopilación de las herramientas que se utilizan en la gestión de la información y de procesos, ya se trate de intranets o de otro tipo de software específico utilizado para ello.

Tras la fase preliminar de definición de los elementos que se quieren abordar en la Auditoría de Información, se desarrollará un plan de trabajo para la correcta realización de la Auditoría de Información que se encontrará dividida en una serie de fases. Obviamente, dependiendo del tamaño y la dispersión geográfica de la organización las necesidades temporales y de recursos variarán mucho, por lo que el tiempo señalado es orientativo respecto a la dimensión de nuestra organización.

 1. Recopilación de información

La realización de un trabajo de las características de una Auditoría de Información puede complicarse terriblemente si no se adoptan una serie de pasos a abordar de forma consecutiva. Hay que tener presente que las organizaciones son entes vivos que evolucionan de forma muy rápida y que se ajustan al entorno en el que se desarrollan. Dentro de un ámbito como el que se puede dar dentro de una institución investigadora, esta evolución es en ocasiones dramática, cambiando los trabajos y las necesidades de información de los distintos departamentos que la componen de forma muy rápida mientras se adaptan a los nuevos desarrollos y necesidades de las empresas con las que trabajan.

En cualquier caso, siempre existen tareas y trabajos que se hacen de forma mecánica y cuyos procedimientos están previamente definidos (Véase por ejemplo la aplicación de Normativa Técnica sobre productos o sistemas), por lo que nos encontramos con distintas dualidades de necesidades de información. Por un lado, tareas que son casi mecánicas o que siguen unos procedimientos definidos por documentos técnicos u oficiales, mientras que existen otras que si bien también pueden llegar a serlo (Presentación de un proyecto a una convocatoria nacional o internacional), las necesidades de información pueden variar de uno a otro proyecto puesto que el ámbito temático puede ser completamente distinto.

En el caso de que la Auditoría de Información la vaya a realizar personal de la organización auditada -Opción que si bien puede considerarse barata, desaconsejable con los problemas que se pueden encontrar- se considera como imprescindible la recopilación de toda la información que se considere necesaria para poder enfocar convenientemente los siguientes pasos. Esta información puede ser tanto bibliográfica (Bases de datos suscritas por la organización), como de procedimiento y documental (Herramientas y procesos que se utilizan a la hora de desempeñar los distintos trabajos y tareas) como organizativa (cuál es la estructura real de la empresa y quién depende de quién orgánicamente).

Este trabajo podría realizarse dentro de un tiempo de entre uno y dos meses, mientras se recopila la información sobre cada área de investigación y de ensayos.

2. Entrevistas responsables de área y/o departamento

Los documentos oficiales como los planes de I+D, las memorias anuales o la información pública como la que puede encontrarse en Internet nos puede aportar una visión general de cómo se estructura una organización, su misión y cuál es su modelo de negocio. Sin embargo, si consideramos la realización de una Auditoría necesitamos conocer de primera mano las principales dificultades que se detectan a la hora de realizar los trabajos, así como las nuevas líneas de investigación que se están abriendo.

Una de las principales herramientas para la recopilación de información son las entrevistas con los responsables de área. Debemos tener presente que no todos los responsables de área van a estar dispuestos a abrir las puertas de sus despachos, no necesariamente por antipatía, sino más bien por falta de tiempo o la falta de interés por el resultado. Es en este punto del proceso donde el apoyo desde los cuadros directivos es vital para garantizar el éxito de todo el proceso. Si se percibe el más mínimo desinterés, una parte importante de la Auditoría podría verse comprometida y por extensión todo el proceso. El apoyo de Gerencia es un actor necesario y posiblemente el más relevante para asegurar el éxito de todo el proceso que se debe considerar como capital para la mejora del trabajo interno, ya que de lo contrario podemos encontrarnos con muchas resistencias hacia la ardua tarea a la que nos enfrentamos.

El establecimiento de un guión previo con una serie de hitos para el éxito de la acción que se deben contemplar previamente junto al trabajo de captura de información por vías formales nos puede servir de guía a la hora de encauzar la entrevista. Por otra parte, consideramos recomendable el registro de la conversación más allá de las notas que el entrevistador pueda tomar. La conversación debe ser lo más flexible posible, tratando de encaminarla hacia nuestros puntos de interés pero también tomando buena nota de aquello que considere relevante el responsable de área porque nos puede servir de apoyo para el desarrollo de acciones futuras como el pase de un cuestionario a todos los miembros de la organización. Este proceso puede abarcar un mes, realizando entrevistas a unas diez personas de una duración de 20 horas en su conjunto.

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