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Categoría: Infonomía

Cuando la información le desborde… ponga un documentalista en su organización

He de decir que me ha sorprendido gratamente el artículo Cuando la información nos desborda, publicado en el Diario Levante-EMV del 10 de octubre de 2004 (2ª Página), de Santiago Ferris de la empresa Omnia Auditora, puesto que apunta ciertos aspectos de la Gestión de la Información en las Organizaciones que ya apuntó Alfons Cornellá en su libro Infonomía.com y, anteriormente, Los recursos de la información. Teniendo en cuenta que este artículo se publica dentro de un medio de comunicación regional y, a su vez, dentro de una sección que se publica semanalmente, el regocijo debe de ser doble.

En el citado artículo, y no me voy a extender puesto que habla por sí mismo, se señalan varios aspectos clave:

  1. Los directivos, los estrategas del marketing e, incluso, aquellos más ligados a la prestación de servicios o a la producción de bienes, simplemente están desbordados por la cantidad de información disponible.
  • Y no sólo estamos desbordados por la información procedente del exterior. La información interior también ha crecido de forma espectacular, simplemente porque los negocios se han hecho mucho más complejos de gestionar y su operativa involucra a más partes: empresas de externalización de la formación, prevención de riesgos laborales, limpieza de locales y oficinas, transporte y distribución, ciertas partes o piezas en la cadena de montaje… los ejemplos son innumerables.
  • Estos problemas son extensibles tanto para las pymes como para las grandes empresas.
  • Ante esto, las empresas pueden:

    Todas las empresas, sin excepción, deben gestionar de alguna manera esta complejidad. Necesitan de sistemas de información que les faciliten sus flujos de trabajo: la creación, revisión y aprobación de sus procedimientos y el uso de formularios electrónicos y sistemas de mensajería interna y externa que agilicen sus procesos de prestación de servicio a los clientes.

    Y lo mejor de todo:

    Pero no nos engañemos, ninguna herramienta tecnológica, por sofisticada que sea, puede garantizar por sí misma la solución de un problema de gestión. Es preciso tener en cuenta la variable humana: los usuarios. En el éxito de la implantación será clave la realización de los procesos de formación y habituación necesarios para producir un cambio cultural en la organización. Será también necesario realizar un análisis previo crítico por parte de la dirección de la empresa y de los consultores especializados en gestión documental y del conocimiento.

    Lo que surge tras esto es la cuestión: ¿a qué estamos esperando los documentalistas?

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    Etapas en la Auditoría de Información

    1. Identificación de los aspectos relevantes

    Esta identificación es interesante para el estudio de los objetivos, prioridades y otros, ya se trate de la unidad de información o de la organización a la que pertenece. En esta etapa, se especificarán tanto los aspectos generales de la unidad a estudiar como de la organización en su conjunto. Se detallará tanto su misión, los objetivos que posee a largo y corto plazo, el volumen de ventas, la tasa de penetración en el mercado, población atendida, así como el número de usuarios que posea.

    2. Diseño de los modelos de recogida de información.

    La información que hay que tener presente y debe recogerse es tanto la información de la propia empresa como estadísticas de venta o difusión, informes realizados para la organización, archivos y bases de datos de los departamentos; como información del sector al que pertenece la organización.

    La tipología de la información que se recoge puede ser:

    • Tecnológica. Tanto de la organización como de los productos informativos que genera, el nivel de desarrollo en relación con el exterior e imagen.
    • Mercados. Volumen, facturación, crecimiento, concentración, localización geográfica.
    • Entorno. Políticas de información con el entorno, marco sindical al que está adscrito la organización.
    • Sobre la empresa. Actiidad global, capacidad técnica, habilidad económica y comercial, imagen de la organización frente los clientes.

    Los pasos para la recogida de la información pueden ser numerados en:

    1. Identificación de los aspectos más relevantes para el estudio de objetivos, prioridades.
    2. Selección de los departamentos para las entrevistas que se realizarán.
    3. Asignación de la responsabilidad para las entrevistas.
    4. Diseño de un plan para la confección de los cuestionarios y su distribución.
    5. Confección de un plan para el registro de los datos.

    3. Diseño del sistema de información de la organización

    Una vez hecho esto, podremos tener información sobre la información consumida por la organización y sus departamentos, los flujos de información dentro de la organización y las fuentes de información tanto internas como externas de las que hacen uso, su tratamiento informativo y su difusión.

    De esta forma, tendremos la situación de cada producto informativo así como capacidad de decisión sobre su expansión, reducción o la supresión de cada producto. También poseeremos las necesidades que cada producto satisface y el comportamiento de los consumidores.

    La capacidad de evaluar la rentabilidad social de cada producto debe ser fruto de los resultados económicos que se obtengan de éstos en función de las expectativas, misión y objetivos de la unidad y de la organización.

    4. Diseño de la estructura organizativa

    Hay que tener presente que los canales de información son difíciles de cambiar, por lo que es preferible adaptarse a ellos. La confección de la estructura organizativa de la organización podrá permitirnos la asignación de tareas y vínculos de jerarquía y dependencia dentro de la unidad, así de poner de relieve los flujos de información dentro de la organización.

    Hay que conocer qué información maneja cada departamento, dónde la adquiere, a qué tratamiento es sometida y hacia dónde es transmitida. Para ello habrá que identificar y señalar los canales internos de distribución que indican cómo se mueve la información hacia los puntos de decisión:

    – Unidades para la transmisión física.
    – Unidades para la anotación y preparación de la información.
    – Unidades encargadas de la adquisición de la información primaria.
    – Unidades para la obtención de aseveraciones técnicas para la decisión.
    – Unidades para la interpretación de los objetivos de la organización.
    – Unidades para la retención de la información.

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    Elementos de una auditoría de información

    Como ya indicábamos en el envío anterior, a la hora de realizar una auditoría de información, debemos identificar el uso de la información que se hace en una organización y el flujo que sigue. Para ello, deberemos identificar los recursos de los que la organización a estudiar dispone, qué uso efectivo se hace de ellos y los resultados que se obtienen. También debemos detenernos en el equipamiento disponible, quién hace uso de él, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de profesional desempeña estas funciones.

    La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.

    Los elementos que deben constituir una auditoría de información son:

    • Identificación de los recursos y los flujos de información.
    • Valoración del uso efectivo que se hace de las tecnologías de la información disponibles.
    • Control y racionalización de costes.
    • Marketing de la unidad y de sus productos informativos.
    • Diseño de las tareas de las personas que trabajan con información dentro de la unidad.
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    El porqué de las auditorías de información en las organizaciones

    Mucho se ha hablado, y se continuará hablando, de las auditorías informativas como herramientas para la evaluación de la gestión de la información, de las necesidades informativas y de uno de los pasos previos para la instauración de un sistema de gestión informativa dentro de las organizaciones.

    Este concepto surge ante la definición de una nueva forma de trabajo basada en la difusión y el compartimiento de la información dentro de las organizaciones, así como la implantación de una serie de elementos y de herramientas informáticas adecuadas para ello. Sin embargo, las grandes inversiones en equipos informáticos, en el establecimiento de redes internas y externas, además de sistemas web de Intranet para el Workflow, no son óbice suficiente para que la información comience a fluir por sí misma, a ser compartida por los miembros de la organización y que posea la calidad esperada.

    Que las diferencias entre la información existente y la que debería existir dentro de los sistemas de información no cumple con las expectativas esperadas es uno de los principales problemas con los que se encuentran los diseñadores y administradores de este tipo de redes. La información disponible tanto en el interior como el entorno de la empresa no se corresponde con la información total que posee la organización y ésta tan sólo cubre una parte de las necesidades de los departamentos de la misma.

    La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.

    El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección de la organización. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.

    El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.

    La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

    Más Info:

    De la Auditoría de Información a Intranet: Claves para la implantación de sistemas de gestión de información en las empresas

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