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Categoría: Biblioteconomía

La ¿crisis? de la profesión del Documentalista / Bibliotecario en España (2)

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El completo desarrollo de la informática en las organizaciones y el comienzo de la instalación de la telemática en España, que se produce en los centros de información a lo largo de la década de los años 90, coincide con la implantación de las carreras universitarias en España. Las nuevas tecnologías comienzan a generalizarse en todas las facultades ya se trate de facultades dedicadas a la investigación tecnológica como a las denominadas genéricamente de Humanidades. A mediados de la década de los 90, tímidamente, se comienzan a impartir en las carreras universitarias Nuevas Tecnologías aplicadas a la Documentación que exceden el cómo realizar una buena ecuación de búsqueda sobre una base de datos.

En un breve lapso de tiempo, la informática comienza a tomar posiciones en la toma de decisiones dentro de los centros de información. Sin embargo, son muy pocos los documentalistas y los bibliotecarios que están capacitados para realizar consejos sobre la implementación de las nuevas tecnologías en sus propios centros puesto que desconocen la disciplina Informática y sus fundamentos.

Esta situación de indefensión del profesional de la información no provoca un vuelco en las universidades sobre los contenidos a impartir y se prosigue aportando una educación más humanista que tecnológica. Este factor también tiene un impacto importante sobre el hecho de que la mayoría de los estudiantes que acceden a las carreras de Documentación provienen de opciones de bachillerato de letras o se trata de titulados carreras universitarias de Humanidades y se muestran inseguros y, en ocasiones, incapaces sobre asignaturas de corte más técnico.

Mientras tanto, Internet y sus protocolos se adueñan de la información apoderándose al mismo tiempo de los procesos productivos de la sociedad, reconvirtiéndola en la denominada Sociedad de la Información. Este hecho provoca un giro dentro de la disciplina de Documentación, se comienza a teorizar lentamente sobre el surgimiento de las nuevas organizaciones basadas en estructuras matriciales, sobre las necesidades informativas de estas nuevas organizaciones, sobre la gestión de los recursos de información de éstas, además de los nuevos contenidos de la web y su estructuración, la usabilidad de las páginas que la constituyen, etc.

Y, sin embargo, en algunos casos estas nuevas vías abiertas no se exportan de forma significativa hacia los planes de estudio que se mantienen de forma similar en las clásicas biblioteconomía, fuentes de información, literatura gris, bibliografía, documentación administrativa, catalogación y clasificación, lenguajes documentales y la citada archivística junto con sus asignaturas complementarias. Es durante el segundo ciclo universitario cuando comienzan a impartirse materias que marcarán de forma significativa la evolución de los profesionales de la información durante el siglo XXI. Se trata de materias como evaluación y calidad de servicios, bibliotecas digitales, gestión de la información en las organizaciones (GIO), diseño de documentos multimedia, etc.

Continuará el martes, 3 de agosto

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La ¿crisis? de la profesión del Documentalista / Bibliotecario en España (1)

Dentro de esta profesión, como imagino que en el resto de profesiones, hay ocasiones para los encuentros y, claro, para los desencuentros. Sin embargo, para los profesionales de la información, el primer conflicto puede nacer con tan sólo leer el título de este artículo que me dispongo a escribir y cuya publicación prolongaré durante algunas semanas de verano. Mi interés fluye hacia otros derroteros, puesto que el conflicto sobre la dualidad «Bibliotecario – Documentalista» ya está claramente superada.

Así, diré que se trata de dos puestos laborales distintos y complementarios, que se encuentran unidos por un fino hilo que se resiste a ser roto. Por ejemplo, la educación universitaria en España tiene como objetivo la formación de bibliotecarios y documentalistas a lo largo de una diplomatura (tres años), mientras que la categoría de documentalista se amplía durante dos años más con la licenciatura, dando un total de ciclo formativo de cinco años.

Por otro lado, los que yo considero otros profesionales de la información, los archiveros, han tratado de desvincularse de estas dos profesiones con cierto desdén que nunca he alcanzado a comprender. A pesar de que es obvio que las tres especialidades disponen de materiales y métodos distintos, los objetivos son similares, si no próximos, y consisten en la descripción, almacenamiento y recuperación de la información. Y si bien en las distintas diplomaturas de Biblioteconomía ofrecidas por las universidades españolas se imparte archivística, paleografía, diplomática y numismática; los archiveros se resisten a ser englobados dentro de los Colegios Profesionales de Bibliotecarios y Documentalistas, reservándose así una cierta exclusividad de élite.

Estos colegios, los existentes como el de Cataluña y los que se encuentran en proyecto de ser constituidos como el de la Comunidad Valencia o Galicia, reafirman los lazos de las profesiones del bibliotecario y del documentalista, mientras prosiguen en sus intentos de tender puentes hacia la figura del archivero.

Pero, respecto a las tres, permitidme añadir algo novedoso, un nexo que reafirma mi convencimiento de que son diferentes, mas, como ya señalé, complementarias. Me refiero al hecho fehaciente consistente en que las tres profesiones se deben reinventar y reciclar constantemente, derivándose la necesidad de que la formación de un profesional de la información no puede acabar tras cinco años de estancia universitaria.

La explicación al reciclaje es bastante sencilla. El pilar fundamental se halla en la elaboración y desarrollo de nuevos procesos de tratamiento informativo y documental que se derivan de la informatización, primero durante la década de los 80, y de la generalización de la telemática y los nuevos protocolos de compartición de la información.

Ante esta nueva situación, son el bibliotecario y el documentalista los que descubren lentamente y en un primer momento, mas sin duda maravillados, las nuevas posibilidades que Internet y las nuevas redes de información les ofrecen. Ante las numerosas fuentes de información que se hacen accesibles, comprenden la necesidad de integración de sus profesiones dentro de un nuevo marco en los que abandonan progresivamente el rol de ser intermediarios entre los usuarios de los centros y la información, pasando a ser recolectores, gestores y asesores de la misma. Este proceso de digitalización provoca el comienzo de la aparición de nuevas especializaciones dentro del complejo mundo de la Documentación, dando mayor relevancia a la información en sí que al soporte. Me estoy refiriendo a los infonomistas, gestores del conocimiento, gestores de la información y de contenidos, arquitectos de la información, etc.

Mientras tanto, el archivero parece permanecer ajeno, casi agazapado, a este cambio pensando quizá que tal vez Internet no vaya a producir un impacto efectivo en su modo de trabajo y, sin embargo, lo hace de forma irremediable a partir de la primera década del siglo XXI.

Las administraciones públicas comienzan a utilizar la nueva vía de comunicación que ofrece la Red, arrinconando lentamente pero de forma imparable, algunas gestiones que antes se realizaban con formularios sobre el soporte de papel. El desarrollo informático comienza a desarrollar y presentar soluciones fiables para el papel electrónico (e-paper), acompañándolo de la firma digital y nuevos recursos que conducen hacia la nueva administración digital. Por otro lado, los propios archivos históricos, que gestionaban los archiveros mayoritariamente, comienzan a salir del ostracismo bajo el que estaban sometidos por criterios de seguridad y conservación haciendo accesibles sus fondos a través de Internet. El proceso de digitalización también les alcanza y el papel de intermediario entre el investigador y el documento que realizaban los archiveros se ve cuestionado como les sucedió a sus primos hermanos, los bibliotecarios y documentalistas.

Continuará el martes, 27 de julio

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Urs Hozle (Google) y los documentalistas

De vez en cuando, cuando el tiempo y mi humor me lo permite, arreglo los muchos papeles que se van amontonando en mi mesa. Es curioso la cantidad de papel que uno puede coleccionar durante un año, que piensa que no podría tirar, pero finalmente siente que debe de hacerlo para salvaguardar una parte. ¿A qué me suena esto…?

En cualquier caso, de lo que nunca me desprendería es de mis viejas revistas del Ciberpaís. Para aquel que lo desconozca, a finales de 1999 y principios de 2000, el Diario El País decidió relanzar su suplemento Ciberpaís como una revista de tirada mensual. En un principio, aquella revista estaba impresa en lo que se conoce en el argot periodístico como formato tabloide. Es decir, que cuando la abrías tenía el tamaño de un periódico, pero era una revista con sus páginas satinadas y con un precio de 300 pesetas de las de entonces, 1’8 € de los de ahora. Obviamente, las primeras cartas al Director fueron para elogiar la apuesta editorial del grupo editorial del Diario y para criticar el tamaño tan poco manejable de la revista.

Yo me compré los tres primeros, pero al cuarto me negué a seguir comprándolo hasta que no le redujesen el tamaño. Algo que finalmente hicieron, aunque por lo visto, no fue suficiente para poder remontar la crisis publicitaria y aumentar las ventas. Hay que indicar que la publicidad se resintió tanto en los medios de comunicación como en las aventuras puntocom a lo largo de los años 2000-2002 y la revista, finalmente, desapareció de los kioscos. Sin embargo, los redactores tuvieron tiempo de dejarnos algunas perlas. Y una de ellas me la encontré hace algunos sábados, echando un vistazo a un artículo especial sobre Google.

«[…]

Tras recibir premios y laureles en la Universidad de Michigan, (Larry) Page emigró a Stanford para seguir un doctorado en Ciencias de la Computación. Sergey Brin nació en Moscú, pero se ganó los laureles matemáticos en la Universidad de Maryland. Para su doctorado también eligió Stanford. Allí se encontraron los dos. Finales de 1995. Page de 22 años; Brin, de 21. Larry me pareció detestable, recordó posteriormente Brin. No paraba de hacer bobadas. Pero los dos coincidían en una cosa, recuerda Brin: Los buscadores de Internet de entonces eran absurdos. Clasificaban las páginas según las veces que se repetía en el texto la palabra que querías buscar. Su doctorado versaba sobre el abstracto tema de Nuevas vías de buscar información en Internet. Por entonces, Yahoo! (1994) era un directorio de páginas editado manualmente. Altavista (1995) había abierto camino con la búsqeuda automática, pero era tan exhaustiva como poco práctica.

Los buscadores bajaban todas las páginas. Miles. Entonces se elegía entre las que contenían todas las palabras de la consulta, las que iban en el titular o las que se repetían mucho. Altavista era interesante para los documentalistas, pero no para los internautas. El que habla es […] el vicepresidente Urs Hozle […]. El problema es que Internet crece cada vez más y la elección es difícil.

[…]»

MARTÍN, Javier. Googlandia. Ciberpaís nº 17, Diciembre 2000. p. 26

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Etapas en la Auditoría de Información

1. Identificación de los aspectos relevantes

Esta identificación es interesante para el estudio de los objetivos, prioridades y otros, ya se trate de la unidad de información o de la organización a la que pertenece. En esta etapa, se especificarán tanto los aspectos generales de la unidad a estudiar como de la organización en su conjunto. Se detallará tanto su misión, los objetivos que posee a largo y corto plazo, el volumen de ventas, la tasa de penetración en el mercado, población atendida, así como el número de usuarios que posea.

2. Diseño de los modelos de recogida de información.

La información que hay que tener presente y debe recogerse es tanto la información de la propia empresa como estadísticas de venta o difusión, informes realizados para la organización, archivos y bases de datos de los departamentos; como información del sector al que pertenece la organización.

La tipología de la información que se recoge puede ser:

  • Tecnológica. Tanto de la organización como de los productos informativos que genera, el nivel de desarrollo en relación con el exterior e imagen.
  • Mercados. Volumen, facturación, crecimiento, concentración, localización geográfica.
  • Entorno. Políticas de información con el entorno, marco sindical al que está adscrito la organización.
  • Sobre la empresa. Actiidad global, capacidad técnica, habilidad económica y comercial, imagen de la organización frente los clientes.

Los pasos para la recogida de la información pueden ser numerados en:

  1. Identificación de los aspectos más relevantes para el estudio de objetivos, prioridades.
  2. Selección de los departamentos para las entrevistas que se realizarán.
  3. Asignación de la responsabilidad para las entrevistas.
  4. Diseño de un plan para la confección de los cuestionarios y su distribución.
  5. Confección de un plan para el registro de los datos.

3. Diseño del sistema de información de la organización

Una vez hecho esto, podremos tener información sobre la información consumida por la organización y sus departamentos, los flujos de información dentro de la organización y las fuentes de información tanto internas como externas de las que hacen uso, su tratamiento informativo y su difusión.

De esta forma, tendremos la situación de cada producto informativo así como capacidad de decisión sobre su expansión, reducción o la supresión de cada producto. También poseeremos las necesidades que cada producto satisface y el comportamiento de los consumidores.

La capacidad de evaluar la rentabilidad social de cada producto debe ser fruto de los resultados económicos que se obtengan de éstos en función de las expectativas, misión y objetivos de la unidad y de la organización.

4. Diseño de la estructura organizativa

Hay que tener presente que los canales de información son difíciles de cambiar, por lo que es preferible adaptarse a ellos. La confección de la estructura organizativa de la organización podrá permitirnos la asignación de tareas y vínculos de jerarquía y dependencia dentro de la unidad, así de poner de relieve los flujos de información dentro de la organización.

Hay que conocer qué información maneja cada departamento, dónde la adquiere, a qué tratamiento es sometida y hacia dónde es transmitida. Para ello habrá que identificar y señalar los canales internos de distribución que indican cómo se mueve la información hacia los puntos de decisión:

– Unidades para la transmisión física.
– Unidades para la anotación y preparación de la información.
– Unidades encargadas de la adquisición de la información primaria.
– Unidades para la obtención de aseveraciones técnicas para la decisión.
– Unidades para la interpretación de los objetivos de la organización.
– Unidades para la retención de la información.

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Elementos de una auditoría de información

Como ya indicábamos en el envío anterior, a la hora de realizar una auditoría de información, debemos identificar el uso de la información que se hace en una organización y el flujo que sigue. Para ello, deberemos identificar los recursos de los que la organización a estudiar dispone, qué uso efectivo se hace de ellos y los resultados que se obtienen. También debemos detenernos en el equipamiento disponible, quién hace uso de él, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de profesional desempeña estas funciones.

La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.

Los elementos que deben constituir una auditoría de información son:

  • Identificación de los recursos y los flujos de información.
  • Valoración del uso efectivo que se hace de las tecnologías de la información disponibles.
  • Control y racionalización de costes.
  • Marketing de la unidad y de sus productos informativos.
  • Diseño de las tareas de las personas que trabajan con información dentro de la unidad.
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El porqué de las auditorías de información en las organizaciones

Mucho se ha hablado, y se continuará hablando, de las auditorías informativas como herramientas para la evaluación de la gestión de la información, de las necesidades informativas y de uno de los pasos previos para la instauración de un sistema de gestión informativa dentro de las organizaciones.

Este concepto surge ante la definición de una nueva forma de trabajo basada en la difusión y el compartimiento de la información dentro de las organizaciones, así como la implantación de una serie de elementos y de herramientas informáticas adecuadas para ello. Sin embargo, las grandes inversiones en equipos informáticos, en el establecimiento de redes internas y externas, además de sistemas web de Intranet para el Workflow, no son óbice suficiente para que la información comience a fluir por sí misma, a ser compartida por los miembros de la organización y que posea la calidad esperada.

Que las diferencias entre la información existente y la que debería existir dentro de los sistemas de información no cumple con las expectativas esperadas es uno de los principales problemas con los que se encuentran los diseñadores y administradores de este tipo de redes. La información disponible tanto en el interior como el entorno de la empresa no se corresponde con la información total que posee la organización y ésta tan sólo cubre una parte de las necesidades de los departamentos de la misma.

La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.

El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección de la organización. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.

El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.

La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

Más Info:

De la Auditoría de Información a Intranet: Claves para la implantación de sistemas de gestión de información en las empresas

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Software para la gestión de Archivos Multimedia

Aunque más adelante ya trataremos con mayor profundidad los Archivos Multimedia, creo de cierto interés hacer un compendio de las soluciones profesionales disponibles en el mercado para el tratamiento de éstos. La oportunidad de este Post, viene a coalición de que ya me he enfrentado a algunas consultas profesionales que me inquieren sobre softwares para la gestión de archivos multimedia.

A pesar de que finalmente, y desgraciadamente, el problema se tiende a resolver, o mejor aparcar, recurriendo al dichoso MS Access, que es barato, muy difundido y la mayoría conoce su funcionamiento; cuando se consulta el precio de alguna solución profesional que he propuesto. Después de todo lo dicho, considero de cierto interés realizar un pequeño listado no exhaustivo de los programas más interesantes.

  • Alfa Media Partner. Su solución se denomina alfa Mediastore basada en una base de datos Oracle, permite la gestión y archivo tanto de imágenes, texto, sonido y vídeos.
  • Artesia Technologies. TEAMS es el nombre de su aplicación para la gestión de archivos multimedia.
  • Canto. Su producto se denomina Cumulus y es utilizado por diversos grupos periodísticos en todo el mundo.
  • Convera. Esta es la empresa más conocida, resultado de la fusión de Excalibur Technologies y Interactive Media Services. La serie de productos de Convera incluyen tecnologías del procesamiento del lenguaje y redes semánticas. El sistema puede procesar textos estructurados y sin estructurar fotografías, gráficos, películas y sonidos.
  • Digital Collections. DC4 es el sistema desarrollado por esta empresa alemana. Esta solución abarca todos los componentes de la organización, búsqueda y procesamiento de información digital en forma de archivos de texto, imagen, gráfico, sonido y vídeo.
  • FotoWare. Su producto es una solución para la administración, procesado y distribución de imágenes electrónicas que explota las posibilidades de la integración del IPTC como metadatos.
  • Phrasea Software. La empresa francesa ofrece un conjunto de programas para la creación, enriquecimiento, gestión y búsquedas en bases de datos con total seguridad tanto a través de navegadores como softwares desarrollados para la consulta.
  • Pidcar. La empresa inglesa ofrece su gestor Media Mogul del que afirma que soporta y alimenta diversos flujos de trabajo.
  • Pine Tree Systems ofrece los productos Mosaic y MediaStore.
  • Protec. Su producto Arcano es uno de los más populares en España. Arcano permite almacenar todo tipo de archivos: textos, imágenes, gráficos, PDF, páginas en HTML…
  • Televisual. Su gama de soluciones se denomina Asset centrada en la gestión, distribución y publicación electrónica de contenidos.
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